“Muchas empresas siguen gestionando el mantenimiento con hojas de Excel, prácticamente de una forma manual”

Entrevista a Luis Cadillon, Country Manager de Primavera BSS España

Javier García01/08/2014

“Un mantenimiento eficaz, planificado, programado, preventivo y debidamente controlado es condición indispensable para las empresas que persiguen la competitividad y excelencia empresarial”, sostiene en esta entrevista Luis Cadillon, Country Manager de la compañía Primavera BSS España, delegación en nuestro país de la multinacional Primavera Business Software Solutions, especializada en el diseño de soluciones de gestión y plataformas para la integración de procesos empresariales. Para gestionar convenientemente las labores de mantenimiento el mercado cuenta con soluciones como el sistema GMAO, desarrollado por Primavera BSS.

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Luis Cadillon, Country Manager de Primavera BSS España.

¿Qué puede hacer por una empresa un buen mantenimiento? ¿Por qué es tan importante?

Una de las máximas de las empresas es conseguir aumentar la productividad, sin sobrecargar los costes operacionales. Teniendo en cuenta esto, el mantenimiento asume un papel transversal de extrema importancia dentro de las organizaciones, ya que de él dependen el nivel de productividad, la eficiencia de los procesos operacionales, el rendimiento empresarial, la calidad de los productos y servicios, el rendimiento de los equipos técnicos, el ciclo de vida de los activos e instalaciones, los costes operacionales y la imagen de las organizaciones. Por tanto, un mantenimiento eficaz, planificado, programado, preventivo y debidamente controlado es condición indispensable para las empresas que persiguen la competitividad y excelencia empresarial.

¿Y son conscientes de ello nuestras empresas?

Aunque poco a poco se van consiguiendo avances, lo cierto es que aún queda mucho camino que recorrer. A día de hoy, lo que las empresas dedican a los servicios de mantenimiento pasa aún muy desapercibido. En primer lugar, nos encontramos con un problema de base: la falta de formación sobre esta área.

¿No hay nada?

Resulta muy difícil encontrar estudios o programas especializados en mantenimiento ya que las universidades tampoco entran a fondo en esta materia, y la oferta de programas de cursos superiores y magister es muy limitada. Por todo ello, no es difícil concluir que en España falta formación del personal encargado de las labores de mantenimiento y, por tanto, faltan operarios cualificados.

Y esta carencia formativa trae consigo sus consecuencias…

Sí, repercute, como es lógico, en el grado de información y conocimiento, no sólo de los operarios, sino lo que es más importante, de los cuadros directivos de las empresas quienes, no reconocen el papel vital que juega el mantenimiento en la rentabilidad de la empresa y, por tanto, no es contemplado dentro de la estrategia empresarial. Todo esto hace que se dediquen muy pocos recursos a los servicios de mantenimiento, los cuales acaban por reducirse a la ejecución de operaciones rutinarias y muchas veces “protocolarias / burocráticas”, limitándose a seguir las instrucciones de los manuales de los fabricantes o instaladores.

Acaba por verse como una obligación…

Efectivamente, y como un gasto que no aporta ningún valor a la empresa y al que, por tanto, no se destinan recursos. El impacto económico del mantenimiento es enorme y, por desgracia, poco conocido y evaluado. En este sentido, la labor de sensibilización en torno a la importancia que adquiere el área de mantenimiento en el desarrollo del negocio es vital para que empiece a ser considerada como una inversión con efectos muy directos en el resto de las áreas de la empresa y, por tanto, en la productividad y rentabilidad empresarial.

¿En qué podemos mejorar?

En la última encuesta presentada por la Asociación Española de Mantenimiento, un 12% de las empresas españolas no tiene un presupuesto asignado para el mantenimiento por lo que difícilmente es posible llevar un control. Como comentaba, los servicios de mantenimiento suelen reducirse a operaciones rutinarias, sin que exista un plan de mantenimiento preventivo y correctivo debidamente diseñado y con un presupuesto definido y alineado al mismo. De hecho, de las empresas que sí disponen de presupuesto, el 36% de los jefes de mantenimiento no participa en la preparación del mismo. Uno de los principales problemas radica en el dato; en la falta de información rigurosa.

¿A qué se refiere?

Si hablamos de costes, lo habitual es que las empresas conozcan sus costes globales de mantenimiento; sin embargo, pocas disponen de información desglosada por orden de trabajo, por tipo de mantenimiento preventivo o correctivo, por equipo o máquina, o, incluso, información del coste del ciclo de vida de cada uno de los equipos. Tener controlados estos costes, conocer la frecuencia de las averías, gestionar correctamente el inventario, y poder analizar correctamente toda esta información permite a la empresa negociar mejores condiciones con los suministradores y tomar decisiones estratégicas para la organización basada en información real, contrastada y, por tanto, fiable. El problema es que son muchas las empresas que aún siguen gestionando el mantenimiento a través de hojas de Excel, prácticamente de una forma manual.

¿Y no es suficiente?

Esto acaba por hacer mucho más compleja la gestión del mantenimiento y, al no disponer de información rigurosa, acaba por hacerse de una manera casi intuitiva. En este punto es donde el mantenimiento se traduce en un gasto en vez de una inversión. Es aquí donde la tecnología juega un importantísimo papel en tanto en cuanto ayuda al área de mantenimiento a encontrar el equilibrio perfecto entre el incremento de competitividad empresarial y el riguroso control de costes.

Ustedes ofrecen un programa informático para gestionar el proceso de mantenimiento preventivo y correctivo. ¿En qué consiste?

Los sistemas GMAO ayudan a definir, controlar y gestionar en términos operacionales y estratégicos todo el proceso de mantenimiento, promover una máxima rentabilidad de los activos, una adecuada gestión de su ciclo de vida, la gestión eficiente de los recursos y medios y el control de costes asociados. De hecho, las empresas que han optado por implantar una solución GMAO para optimizar sus mantenimientos han ganado también en competitividad.
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Los sistemas GMAO

La solución GMAO permite definir, controlar y gestionar en términos operacionales y estratégicos todo el proceso de mantenimiento, promoviendo la máxima rentabilidad de los activos, la gestión adecuada de su ciclo de vida, la gestión eficiente de los medios existentes y el control de costes asociados. Está compuesta por un conjunto de módulos interdependientes, soportando las normativas internacionales, y permite planificar, programar y gestionar el mantenimiento de acuerdo a la disponibilidad de los medios técnicos y de la condición operacional de los Activos desde cualquier lugar con conexión a Internet, una vez que funciona en ambiente Cloud.

Se trata de una solución ideal para empresas que operan en sectores de industria, salud, transporte, construcción e ingeniería y facility management & services, donde los resultados de la organización dependen esencialmente de la capacidad y nivel operacional de sus activos. “Con ella, todo el proceso de gestión de mantenimiento está centralizado, integrando la información técnica con la gestión de inventario, como, por ejemplo, los materiales necesarios para la ejecución del mantenimiento, permitiendo crear flujos de los procesos en los que todos los intervinientes puedan interactuar fácilmente y estimar los costes de las tareas de mantenimiento, por activo y orden de trabajo, ya sean preventivas o correctivas, y ejecutadas con medios internos o por subcontratación externa u outsourcing”, explica Cadillon.

Ventajas del sistema GMAO

  • Paneles de gestión personalizados que facilitan el control de los procesos y la toma de decisiones.
  • Caracterizar de forma eficiente los activos permitiendo un seguimiento riguroso de los tiempos y disponibilidad de los mismos.
  • Gestionar el inventario de materiales asociados al mantenimiento, ofreciendo un control riguroso de stocks y consumos.
  • Definir e interconectar a los intervinientes en el proceso de mantenimiento, facilitando el flujo de información y rentabilizando el trabajo de los equipos técnicos.
  • Definir, elaborar y controlar los planes de mantenimiento (preventivo y correctivo), inspección, lubricación, calibración, permitiendo registrar averías y avisos.
  • Planificar intervenciones periódicas.
  • Controlar y reducir costes a corto, medio y largo plazo.
  • Optimizar los medios humanos internos y externos responsables de la ejecución de tareas de mantenimiento.
  • Gestionar de forma eficiente los materiales necesarios para cada intervención, siendo posible efectuar el inventario de recambios, consumibles y herramientas, además de solicitar materiales al almacén o consultar información sobre proveedores.
  • Reducir el mantenimiento correctivo, optimizar el sistemático e impulsar el predictivo.
  • Controlar la preparación de las intervenciones, su planificación y ejecución.
  • Incrementar y fiabilizar la producción.
  • Evitar pérdidas por averías y sus costes asociados.
  • Disponer de información de gestión fiable, vital para la toma de decisiones, mediante informes personalizados y exportables a Excel y WinWord.
  • Análisis desde diferentes perspectivas (financiera, administrativa o técnica).
  • Simplificar procesos.

Sobre Primavera BSS

Primavera Business Software Solutions es una multinacional fabricante de soluciones de gestión y plataformas para la integración de procesos empresariales. Con un equipo altamente experimentado y cualificado de 240 personas, Primavera BSS está presente en España, Portugal, Angola, Mozambique, Cabo Verde, Santo Tomé y Príncipe y Kenia, posicionándose como partner y proveedor de excelencia de soluciones tecnológicas que pretenden ayudar a sus 40.000 clientes actuales en la gestión de sus negocios.

Primavera BSS se distingue por la innovación continua de sus soluciones a través de una política de inversión en investigación y desarrollo y de la participación de su masa crítica en programas de I&D de centros de investigación y universidades.

La empresa dispone de una amplia oferta de soluciones modulares, caracterizadas por su gran capacidad de integración, adaptabilidad, extensibilidad y facilidad de manejo, cubriendo las necesidades de gestión tanto de pequeñas y medianas empresas como de grandes compañías.

Con una clara orientación hacia la innovación y la calidad, nuestro portfolio incorpora soluciones de gestión ERP (compras, ventas, stocks, contabilidad, tesorería, CRM, RR.HH., proyectos, etc.); soluciones verticales para los sectores de industria, construcción, restauración y comercio minorista; productos especializados que soportan procesos transversales como la gestión de activos y mantenimiento o de procesos de calidad, así como plataformas self-service y colaborativas.

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