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Previsión, planificación y recursos son los puntos clave para la gestión del Reglamento REACH

Montserrat Fernandez, consultora REACH y Seguridad de producto. Unidad de negocio Process Safety/Seguridad de procesos de Tüv Sud

26/06/2017
Queda un año para que acabe la fase transitoria de registro de sustancias químicas según se requiere en el Reglamento REACH. La actuación de las empresas durante los últimos años puede marcar la diferencia entre llegar a esta meta con tranquilidad o no alcanzar el objetivo.

A pesar que en alguna ocasión se puede haber oído la frase “el REACH se acabará en 2018”, se trata justamente de todo lo contrario. A partir de 2018, cualquier empresa europea que quiera fabricar o importar o utilizar una sustancia química tal cual, en una mezcla o en un artículo, tiene que disponer de un número de registro propio o que le llegue a través de su cadena de suministro, siempre y cuando esta sustancia no se pueda beneficiar de alguna de las exenciones que contempla el Reglamento.

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El 31 de mayo de 2018 es la fecha límite que establece el Reglamento (CE) Nº 1907/2006 relativo al registro, la evaluación, la autorización y la restricción de las sustancias y preparados químicos (REACH) para completar el registro de las sustancias en fase transitoria, que empezó con la fase de preregistro en 2008 y que ha pasado ya por dos fechas clave de registro de sustancias, en base al volumen de fabricación y/o importación y algunas características de peligrosidad: el 30 de noviembre de 2010 y el 31 de mayo de 2013.

Además del registro, después de la última fecha límite, los otros procesos del Reglamento cobrarán más protagonismo, conjuntamente con otras obligaciones derivadas de la gestión de sustancias y mezclas químicas, como son la preparación y distribución de las Fichas de Datos de Seguridad y el cumplimiento del Reglamento (CE) Nº 1272/2008 sobre clasificación, etiquetado y envasado de sustancias y mezclas (CLP). Todo ello tiene que estar en línea con los datos de registro con lo cual es crucial disponer de un buen sistema de gestión y personal dedicado.

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Otro aspecto importante del Reglamento es el impacto económico que tiene en las empresas: la generación de datos, preparar el registro, aunque sea conjunto, y las tasas a pagar a la Agencia Europea suponen un coste relativamente elevado solo para una sustancia. Para una empresa no-PYME que ha registrado por ejemplo dos sustancias en el rango de más de 1000 toneladas anuales, el gasto puede haber sido de aproximadamente de 150.000 €. Para una empresa pequeña que registre las mismas sustancias en un intervalo de 10-100 toneladas anuales, el coste puede ser de unos 30.000 €. De nuevo, la estrategia y la planificación deberían ser un punto clave a la hora de plantearse el registro.

Un mismo negocio: dos situaciones. Las dos historias que se presentan a continuación son una recreación muy simple de la actuación de una compañía en relación al registro, sin tener en cuenta el factor económico, y solo pretende provocar una reflexión sobre las consecuencias de cada situación.

Escenario / Situación 1:

Marta y Javier son primos y gestionan un negocio de importación de sustancias y productos químicos que heredaron de sus padres en enero de 2006. Aquel mismo año, Marta leyó un artículo que explicaba la próxima entrada en vigor del Reglamento REACH, pero no entendió nada y no se preocupó de entrar al detalle sobre cómo afectaría a su negocio. Éste marchaba estupendamente con los proveedores habituales de fuera de la Unión Europea, y sus clientes estaban encantados con el precio y el servicio de la empresa. Al año siguiente, y porque en el sector no se hablaba de otra cosa, Marta y Javier fueron a varias conferencias y mesas redondas, y, aunque no muy convencidos de si estaban haciendo lo correcto, buscaron información al respecto, hicieron inventario de las sustancias y mezclas que importaban y en diciembre de 2008 hicieron el preregistro. También hablaron con sus proveedores no europeos, les explicaron sobre el Reglamento y les dijeron que les habían dicho que tenían que contratar a un representante exclusivo si querían continuar exportando a Europa. Marta y Javier no tenían en aquel momento la intención de registrar ninguna de las sustancias que importaban.

Desde entonces Marta y Javier se mantuvieron más o menos al día sobre los diferentes procesos del Reglamento pero seguían sin tener claro qué hacer. Como las cantidades que importaban de cada sustancia estaban en el intervalo de entre cinco y diez toneladas anuales, si algún cliente les preguntaba, le decían que tenían el preregistro y que estaban cubiertos hasta 2018. Mientras tanto, recibían correos de empresas que preparaban los registros conjuntos y que les preguntaban sobre los usos de las sustancias, sobre la identidad y la composición, o que informaban de clasificación y etiquetado, de precios de cartas de acceso y de contratos de SIEF. Como no tenían previsto registrar no contestaban a ninguno y apenas los leían. Sus proveedores tampoco respondían a sus escasas solicitudes de información, y como tenían el preregistro...

El 30 de abril de 2018, el mejor cliente de Marta y Javier les preguntó formalmente por el número de registro de la sustancia A y solicitó la ficha de datos de seguridad extendida. Su otro proveedor ya había registrado y en la ficha se indicaba que A provocaba irritación ocular. Cuando hablaron con el cliente, éste les recordó que el 31 de mayo del mismo 2018 finalizaba el plazo de registro, y que si no recibía el número no les podría comprar más.

Para Marta y Javier empezó una carrera contrarreloj. Buscaron correos archivados, hablaron con sus proveedores no europeos de A, y finalmente lograron averiguar que uno de ellos tenía un representante exclusivo que había completado el registro y que podía dar cobertura a sus importaciones de A.

Después de A, siguieron con el resto de productos, pero no pudieron 'salvarlos' todos.

El negocio de Marta y Javier sigue en marcha a pesar de la mala planificación y poca previsión en los años previos. Han contratado a un consultor especializado en el Reglamento REACH, tienen en cuenta el Reglamento cuando buscan proveedores de fuera y dentro de la Unión Europea y han establecido comunicación fluida con las partes involucradas en las cadenas de suministro (clientes, representantes exclusivos, usuarios finales) y las Autoridades.

Escenario / Situación 2:

Marta y Javier son primos y gestionan un negocio de importación de sustancias y productos químicos que heredaron de sus padres en enero de 2006. Aquel mismo año, Marta leyó un artículo que explicaba la próxima entrada en vigor del Reglamento REACH, y enseguida tuvo claro que tendría un impacto en su negocio. Si querían seguir siendo importadores de referencia tenían que prever y planificar lo que estaba por venir. Marta y Javier acudieron a conferencias y mesa redondas, se informaron de los pasos a seguir y formalizaron el preregistro de las sustancias que importaban después de preparar el inventario. Como tenían una cartera amplia de sustancias y proveedores, asignaron a una persona del equipo como responsable del Reglamento, y buscaron una empresa de consultoría que les ayudara en caso de dudas. También hablaron con sus proveedores no europeos, les explicaron sobre el Reglamento y sugirieron que contrataran a un representante exclusivo porque en principio su empresa solo registraría las sustancias que pudieran ser estratégicas para el negocio.

Durante las diferentes fases de registro la empresa de Marta y Javier recibió correos de las compañías que preparaban el registro conjunto. Contestaron a las solicitudes de información sobre usos, composición y su intención de registro. Guardaron la información de cuánto costaría comprar las cartas de acceso y los datos de contacto de a quién deberían dirigirse para comprarla, sobre todo para las sustancias que más interés tenían en su negocio. Se comunicaron regularmente con sus clientes y con sus proveedores para hacer un seguimiento de los registros.

Las cantidades que importaban de cada sustancia estaban en el intervalo de entre cinco y diez toneladas anuales, y por tanto el preregistro les cubría hasta el 31 de mayo de 2018, pero a finales de 2016, el responsable REACH de la empresa presentó a Marta y Javier un estado de la situación: proveedores que tenían un representante exclusivo que cubriría las importaciones, sustancias sujetas a restricciones, a evaluación, sustancias incluidas en la lista de sustancias candidatas para la autorización, resumen de lo que costaría registrar algunas de las sustancias estratégicas...

A mediados de 2017 Marta y Javier con la ayuda del responsable REACH y de la empresa de consultoría establecieron su estrategia definitiva de registro, planificaron el gasto y pulieron el sistema de gestión para cumplir con el Reglamento.

De forma escalonada, desde mediados de 2017 hasta abril de 2018, se completaron varios registros y se enviaron las fichas de datos de seguridad con los escenarios de exposición para las sustancias que así lo requerían.

El 30 de abril de 2018, el responsable REACH de la empresa envió a todos sus clientes la ficha de datos de seguridad de la sustancia A que ya incluía el número de registro, la clasificación como irritante ocular y los escenarios de exposición de acuerdo a los usos registrados.

Para el resto de sustancias y productos se obtuvo cobertura por parte de representantes exclusivos o a través de la cadena de suministro.

El negocio de Marta y Javier no ha dejado de funcionar con fluidez gracias a la previsión y planificación desde la entrada en vigor del Reglamento. Trabajan con su sistema de gestión y lo revisan periódicamente con el responsable REACH y el consultor.

Los casos presentados son dos ejemplos de adaptación al registro REACH, y muestran la variedad de tareas en relación al Reglamento sin entrar al detalle del peso económico, que no es bajo. Todo el proceso ha provocado que las empresas del sector hayan reevaluado el catálogo de sustancias y productos que fabrican y / o importan, y cómo se relacionan con clientes y proveedores. Se estima que habrá bastantes empresas que, a pesar de una planificación adecuada, no puedan soportar el gasto que supone el registro REACH y las consecuencias posteriores en el caso que la sustancia resulte clasificada como peligrosa, y aún más, sea clasificada como sustancia altamente preocupante. Para las que decidan continuar, el desembolso para el registro REACH, significará en algunos casos la necesidad de repercutir en los precios de venta este gasto y que las consecuencias se noten en el mercado. Habrá que esperar a que llegue y se supere la fecha límite de registro del 31 de mayo de 2018 para verlo: qué proveedores se mantienen y cuáles no, si habrá sustancias de volúmenes pequeños o especialidades que no estarán disponibles, y si lo están a qué precios. REACH no acaba en 2018…

El Reglamento REACH

El Reglamento (CE) Nº 1907/2006 relativo al registro, la evaluación, la autorización y la restricción de las sustancias y preparados químicos (REACH) entró en vigor el 1 de junio de 2007 e introdujo en el vocabulario habitual de la industria química y los negocios relacionados las palabras que forman el acrónimo REACH y que son “registro”, “restricción”, “autorización” y “evaluación”.

El Reglamento se puso en marcha con el objetivo de proteger la salud de las personas y el medio ambiente frente a las sustancias químicas, y del 2007 al 2018, solo se habrá cubierto una parte del camino para alcanzar el objetivo.

Registrar una sustancia química significa recopilar y generar datos toxicológicos, ecotoxicológicos y físicoquímicos que permitan evaluar su peligrosidad o no peligrosidad. De esta manera se pueden establecer, de entrada, unas medidas de gestión de riesgos y condiciones de operación para el uso seguro. Adicionalmente, y previa evaluación por parte de las Autoridades competentes puede ser necesario que se apliquen restricciones para determinados usos de la sustancia y/o sea obligatorio disponer de una autorización para poder fabricarla, importarla o utilizarla.

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