La experiencia personal de la implantación de un LIMS en una empresa

La gestión eficaz del laboratorio

Las estrategias empresariales dependen en gran medida del éxito del laboratorio, y sus responsabilidades son enormes, por lo que sorprende que todavía hoy haya empresas a las que les cueste invertir en sistemas informáticos para gestionar el laboratorio. Muchas compañías se plantean la posibilidad de implementar un sistema de gestión de datos de laboratorio (LIMS) y abandonar los viejos sistemas de almacenamiento documentación, pero no es una tarea fácil.
La gran cantidad de documentación que genera el laboratorio requiere un sistema que permita gestionarla de un modo rápido, eficaz y productivo.

Los responsables y técnicos del laboratorio se desesperan pasando la mayor parte del tiempo haciendo lo que podría hacer cualquier ordenador: crear documentación, clasificarla, archivarla, distribuirla…

Yo no lo supe realmente hasta un año después de que nombraran directora de calidad a mi hermana. Fue la primera vez que la vi llorar. El primer reto que tuvo Laura, mi hermana, al asumir su cargo, fue cambiar el sistema de gestión de documentos. Habían comprado un programa estándar, de esos de propósito general, que puede hacer muchas cosas pero ninguna en profundidad, y además no tenía potencia ni capacidad de adaptación a las necesidades de su empresa.

Mi hermana siempre ha sido una mujer muy segura, y sabía qué hacer: contrató a una empresa de programación para que le hiciesen el programa a medida. El presupuesto subió hasta límites que no imaginaba, tardaron mucho más de lo previsto y, unos meses más tarde, los programadores no la atendían porque estaban desarrollando otras cosas para otros clientes.

Laura sólo acude a mí en momentos desesperados. Me habían contratado poco tiempo atrás en una empresa que se dedicaba a solucionar problemas de gestión de la calidad con herramientas tecnológicas, pero yo todavía no había aprendido nada. Por eso me limité a concertar una entrevista con Carlos, que ha vivido muchas batallas en los temas de calidad.

Yo escuchaba con mucha atención, y las palabras de Carlos se me quedaron grabadas: Cuando compras un programa de gestión de calidad, que ha de ser tu mayor herramienta de trabajo, estás uniendo parte de tu destino al suyo. Por eso has de conocerlo bien.

Procura que quien te implante el sistema de gestión de calidad tenga la perspectiva adecuada, y por eso no debe estar demasiado cerca ni demasiado lejos. Demasiado cerca sería que lo programase alguien de tu empresa, y demasiado lejos sería que lo programasen en una multinacional. Si lo programa alguien de tu empresa no podrá llegar muy lejos o el coste será inasumible, y lo que es seguro es que nunca será un desarrollo suficientemente probado. Si lo programa alguien que está muy lejos no se adaptará a las necesidades reales de tu empresa y será difícil que te solucionen los problemas.

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No sólo deben ser expertos en informática, sino también expertos en calidad. Quien hace un programa de gestión de calidad une dos mundos. Un señor que fabrica pinturas no tiene por qué ser un artista. Habla con quien te vaya a implantar el sistema delante de tu informático, que aquí es como tu abogado. Si a ti te convence en calidad y a él en informática, es el proveedor que buscáis.

Pregunta a los vecinos antes de llegar a ese nuevo barrio al que te vas a mudar. Pide referencias de sus clientes y visítalos. Que sean clientes muy grandes, porque son muy difíciles de comprar, y que estén trabajando con el sistema desde hace mucho tiempo, para que conozcan todos los problemas: los del programa y los de los programadores.

Fíate más de lo que veas que de lo que te cuenten los vendedores. Hay muchas formas de explicar lo que hace un programa. Desconfía de las explicaciones muy concretas, porque se perderán en detalles anecdóticos, y de las que sean demasiado abstractas, porque su programa es sólo una idea.

Que no sean muy grandes, pero tampoco muy pequeños. Si son muy grandes, tu cuenta será minúscula para ellos y acabarán haciéndote poco caso, y si son demasiado pequeños estarán demasiado expuestos a todos los vientos.

No cuentes el número de sus vendedores, sino el de sus programadores. La dimensión que necesitas conocer de esa empresa es la que te puede ayudar a implantar el programa y a hacerlo crecer. No importa que una empresa tenga mil empleados, sino cuántos de ellos te pueden ayudar.

Un buen programa es como una buena pareja: abierto, flexible, con capacidad para compartir, inteligente, fiable, robusto, actualizado, capaz de unir, fácil de entender, independiente, sin problemas, que se relacione bien, y para toda la vida.

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Si no tiene todo eso, no te quedes con él

Laura siguió los consejos de Carlos. En su laboratorio disponen de una herramienta de gestión basada en servicios web y otros sistemas abiertos de gran flexibilidad que unifican diferentes tecnologías e interactúan con todo tipo de programas.

Son aplicaciones más económicas que un programa a medida y que proporcionan mejores resultados que los programas estándar. No necesitan mantenimiento informático y tienen mínimos costes de formación, ya que están basados en tecnologías ampliamente difundidas.

Son programas que se adaptan al futuro: almacenan y recuperan la información, garantizando su seguridad.

Permiten integrar tecnologías, plataformas y aplicaciones y reducir costes de IT, así como conexiones con todo tipo de dispositivos, como PDA, teléfonos móviles, etc. y las mayores posibilidades de exportación e importación de datos.

El sistema se adapta a la empresa en general y a cada usuario en particular: mediante la programación de sitios webs, intranets y extranets modulares, se aporta la información correcta a la persona adecuada, en el momento en que la necesita y de la forma que mejor la entienda. Además, garantiza una entrada segura y protegida gracias a la integración con el portal de la empresa.

El laboratorio de Laura es un ecosistema de gran rendimiento. Ahora sólo está descontenta con la dirección de la empresa, que siempre exige mayores resultados.

Se le iluminan los ojos cuando le hablo de los indicadores del laboratorio, que son una evolución de los KPI que miden el éxito y el nivel de progreso hacia sus objetivos, y permiten aumentar la productividad en un entorno intuitivo

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