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Control de stocks en los plásticos

Comité de Expertos de Fundación ICIL

09/09/2014
El objetivo fundamental del Control de Stocks en los plásticos consiste en asegurar que los registros de los sistemas reflejan la realidad, es decir asegurar la máxima fiabilidad de los registros. Para ello es necesario, asegurar que se procesan en los sistemas todas las transacciones que se hacen físicamente, y que se hace sin errores.

Identificación de los materiales

Es muy habitual encontrarse con la problemática de la identificación de los materiales. El proveedor tendrá una forma de codificar sus referencias (productos terminados), que normalmente será diferente de la forma con que identificamos el mismo material en nuestro negocio (materias primas).

Dentro de nuestra cadena de suministro las materias primas normalmente tendrán una referencia única, independientemente del proveedor que las suministre. La única forma de resolver este aparente conflicto es mediante los sistemas de información, y los procedimientos internos:

  • Un sistema de información capaz de mantener las tablas que relacionan las referencias de los proveedores con las nuestras.
  • Un sistema de codificación e identificación acordado con los proveedores que minimice las oportunidades de error.
  • Un mantenimiento de los ficheros y bases de datos actualizados.
  • Unos procedimientos de trabajo que minimicen los errores de identificación, de forma que en los sistemas de información se reflejen fielmente los movimientos físicos.
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El stock de materias primas es también muy sensible a la forma en que se dan de baja las materias primas en la conversión a subproductos o productos terminados. Para hacer el cambio en los sistemas normalmente se:

  • descuentan las cantidades entregadas a producción y controladas individualmente para cada orden de producción. Obliga a que cada movimiento (Entradas, Salidas, y Retornos al almacén) de materiales se procese, y con sus cantidades reales.
  • descuento automático de cantidades según la lista de materiales (Backflush). Obliga a tener bien mantenidas las listas de materiales, y a procesar todas las mermas, u otros movimientos.

Control de las desviaciones

Con los productos terminados y subproductos, nos solemos encontrar reprocesados en fábrica por calidad u otros (falta de algún material, etc.), suelen ser fuentes de error. Las devoluciones suelen ser una fuente de desviaciones. También las urgencias o movimientos fuera del sistema.

Otros factores que afectan a desviaciones que nos podemos encontrar en cualquier eslabón de la cadena son:

  • La identificación de los productos da pie a equivocarse: variantes, tamaños, tallas, colores, sabores, etc.
  • El sistema de unidades se presta a confusión. Las que maneja el sistema y las declaradas en las transacciones pueden variar, especialmente cuando los empaquetados inducen a error: 5 unidades, para el Sistema de Información, puede ser 5 cajas de una agrupación de unidades de venta, o las 5 unidades de venta dentro de una caja.
  • En muchos casos la información o formación de los usuarios no es suficiente, especialmente en entornos de alta rotación.
  • En general los sistemas son limitados y no contemplan toda la casuística que se puede dar en la vida real. Esto obliga a buscar ‘soluciones’ con el sistema, que en muchas ocasiones parecen resolver una incidencia, pero que provocan errores ocultos a quien hace la transacción.
  • Error humano por prisa, falta de atención, etc.
  • Errores ocultos (cajas incompletas, productos mal empaquetados, etc.)
  • ‘Merma desconocida’ (hurto, mala fe, etc.)

Será inevitable la corrección de los errores mediante el recuento físico: inventario, y los ajustes en el sistema de las diferencias.

Seguimiento de los errores a través del inventario

Hay dos formas de llevar a cabo Inventarios, y con ellos los ajustes que sean necesarios en los registros de los stocks:

  1. Mediante un Inventario Periódico o Total: Al finalizar el periodo fijado, se bloquean los almacenes, se cuentan todas las referencias y actualizan todos los registros a la vez.
  2. Mediante un Inventario Continuo o Rotativo: Se establecen frecuencias diferentes (alta para Materiales Caros- tipo A-, y baja para Materiales baratos- tipo C-) de recuentos a las referencias a contar. Se distribuye la carga de trabajo de recuentos a lo largo del año de manera equilibrada. Al cumplirse las fechas fijadas de una referencia, se paran solo los movimientos de la misma, se cuenta, se realizan los ajustes necesarios y se continúan los movimientos. Esto es rápido y facilita no tener que parar operaciones.

Este tipo de inventarios exige unos niveles altos de fiabilidad para que sean aceptados en auditorías financieras y legales, y con ello poder evitar el inventario anual. En su caso la empresa obtiene una certificación. Lo más común en las empresas son los inventarios rotativos o periódicos, según requisitos del negocio, además del inventario total anual.

Se propone que en el inventario no se limite al conteo, y ajustes. Se le debe sacar más partido al esfuerzo realizado. Se propone realizar un esfuerzo adicional y exhaustivo en analizar las diferencias encontradas, llegar al detalle de las causas, y arrancar planes de acción para evitar que ocurran. Con este proceso, las diferencias deben ir reduciéndose año tras año. El proceso propuesto para un Inventario debería incluir:

  1. Encontrar las diferencias: el conteo
  2. Análisis pormenorizado de el porqué de las mismas, y documentarlo.
  3. Hacer los ajustes e informes.
  4. Poner en marcha Planes de Acción para reducir errores y hacer seguimiento.

En el control de stocks se debe incluir el asegurar no solo las cantidades, sino también las características que puedan estar asociadas: Lote, nº de serie, fecha de caducidad, etc.

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