Responsabilidad de un encargado de almacén de frutas y verduras

Comité de Expertos ICIL

30/06/2014

¿Cómo deberíamos posicionar al responsable de almacén de una empresa de frutas, verduras y hortalizas? Vamos a desvelar qué implicaciones tiene el responsable de almacén y como debería interactuar el stock dentro de la compañía para la creación de valor.

Para entender la importancia de la figura del responsable de almacén, debemos ver primero como interactúa el stock en el resto de la compañía. Se diferencia entre los problemas generados por la gestión del stock y los problemas generados por el deficiente control del stock.

En general, la responsabilidad de las roturas de stocks suelen ser imputadas a la gestión del stock, mientras que los errores o diferencias entre el stock teórico y el stock físico son imputadas al control del stock, si bien es cierto que en algunos casos las roturas de stock vienen dadas por errores.

El responsable de almacén en empresas de horticultura es la figura que debe evitar los problemas generados por los errores del stock, entendiendo el error no la tenencia o ausencia de un producto, sino la falta del mismo debido a una diferencia entre el stock físico y el teórico, ya sea en cantidad como en ubicación.

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Hasta no hace mucho tiempo, los problemas de nivel de servicio se ‘cubrían’ con un sobre stock, ya que de esta manera raramente se llegaba a la rotura, y con una cartera de recursos asignadas al control difícilmente sostenible en el contexto actual. La necesidad de reducir el nivel de stock a la que ha obligado la coyuntura actual, así como la reducción de recursos disponibles en las empresas han provocado un aumento de la tensión en la cadena, en la que el error cobra especial importancia, tanto a nivel de costes como de nivel de servicio.

Efectos que los errores en el stock físico provocan en el resto de la estructura

El objetivo de un jefe o responsable de almacén debe ser el error cero. Para conseguirlo deberá determinar en qué puntos de la cadena se produce la diferencia entre el stock teórico y el físico. Aplicará medidas correctoras en los puntos críticos minimizando los costes invertidos, en forma de recursos en tiempo y humanos, destinados para tal misión. También dispondrá de herramientas para valorar las acciones y reportar a la dirección general los niveles de servicio del almacén.

Antes de atacar el error físico, debemos tener en cuenta que hay dos circuitos paralelos en la cadena de distribución. Por un lado están las transacciones físicas de productos, con procedimientos logísticos, y por otro lado están las transacciones de información, generalmente con procesos administrativos. Debemos, por tanto contemplar las dos vías para determinar el origen de las diferencias.

Como responsable de almacén, el primer paso será estandarizar la tipificación del error. Debemos mantener un registro de los errores con la máxima información posible.

El gran número de referencias que deben ser controladas es otro de los problemas al que se tiene que enfrentar. Algunas veces incluso en diferentes instalaciones. Además, redefinirá los procedimientos para garantizar el error 0 en todos aquellos puntos de la cadena donde se originan los errores, los temidos puntos críticos. Finalmente, armonizará las dos líneas de trabajo con una reducción de los recursos disponibles para tal fin.

El objetivo a perseguir es la eliminación de la realización de los inventario, mediante métodos de constante verificación
La idea que tiene que inculcar en su equipo es que la necesidad de invertir recursos en la realización de inventarios, debida a la falta de fiabilidad entre el stock teórico y el stock físico, sobre todo de aquellos materiales para empaquetar el producto. El objetivo a perseguir es la eliminación de la realización de los inventarios, mediante métodos de constante verificación.

Cambiaremos el concepto de inventarios a recuento de estos materiales que se utilizan para envasar el producto. La realización de un inventario conlleva el recuento total de una instalación para verificar y/o corregir las cantidades del stock físico con el teórico. Generalmente comporta una parada de la actividad de la compañía y una gran inversión en recursos aplicados para su realización.

Sin embargo, entendemos como política de recuentos a aquella metodología que nos permite compaginar la actividad diaria del almacén con las operaciones de verificación de stock, contrastando el stock real con el informático.

Para evitarlo, debemos implementar una política de recuentos con el objetivo de garantizar la fiabilidad de los dos stocks y evitar así la necesidad de uno o varios inventarios.

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