Marcas, identidad, comunicación, formación: Gestión integral de la comunicación y el conocimiento

Sistema integral de gestión energética en Health Time S.L.

Luis Guerrero Gómez. Gerente de INGAE

11/04/2018

Health Time S.L. es un grupo médico de empresas especializadas en radiología, con más de 40 años de experiencia, que cuenta con numerosos premios y menciones a nivel internacional, gracias al equipo médico disponible y a su departamento de I+D+i. En Health Time siempre ha habido preocupación y buena predisposición en lo relacionado con la eficiencia energética que les ha llevadoa implantar junto con Ingae un Plan de Actuación que busca la máxima eficiencia y ser un nuevo factor de competitividad para la empresa.

En la actualidad cuenta con 18 centros de diagnóstico por imagen (más otros 3 de reciente incorporación), repartidos en toda Andalucía y la provincia de Ciudad Real. El equipamiento médico con el que cuenta es el que figura en la tabla 1.

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Tabla 1: Equipos médicos radiológicos de Health Time y número de clínicas en las que se encuentran.

En Health Time siempre ha habido preocupación y buena predisposición en lo relacionado con la eficiencia energética. De hecho, los sistemas y equipamiento médico se suelen renovar cuando se quedan obsoletos, para disponer siempre de unas instalaciones actualizadas.

Sin embargo, hasta el año 2014 incluido, las labores que se hacían en gestión energética eran únicamente las realizadas por el Departamento de Operaciones, que consistían en anotar en una hoja Excel todos los consumos eléctricos y costes mensuales de cada centro, y ver la evolución y comparación con el año anterior.

Por tanto, era más un seguimiento bruto de consumos y costes, para trasladar a los Responsables de cada Centro (18) si había desviaciones y si éstas eran importantes. No había análisis de ningún tipo, y sólo se tenía en cuenta la relación del consumo bruto total con la evolución de la producción (número de exploraciones médicas). Problema 1.

Además, se da la particularidad que uno de los consumos eléctricos, ubicado en un Centro Hospitalario, es parte del suministro global del Hospital, ya que la clínica radiológica se ubica en su interior. Para realizar la facturación de su consumo, se hace lectura mensual en un contador sencillo que el Hospital ha dispuesto ad hoc, y se refactura a Health Time, incluyendo doble IVA. Dicha refacturación no es nada clara: Los consumos son siempre valores redondeados, no se especifica fecha de lectura, etc. Problema 2.

Medidas de gestión energética implantadas

En el último trimestre de 2014, Health Time contacta con Ingae, y tras analizar los dos problemas descritos anteriormente, se propone un Plan de Actuación (que se aprueba en enero de 2015). Este Plan tiene como objetivo ser un nuevo factor de competitividad para la empresa, haciendo uso de herramientas TIC, buscando la máxima eficiencia en el uso de los recursos humanos y aportando valor en el análisis de los procesos de producción (pruebas médicas).

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Figura 1: La gestión energética se orienta a los centros que se muestran, que son los que cuentan con Resonancia Magnética y TAC, al ser los equipos que mayor consumo energético tienen (15 clínicas en total, que suponen 2,859 MWh/año, el 95,38% del total).

En la figura 1 se muestra el actual Sistema de Gestión Energética.

Solución 1 (enero 2015)

Implantación de la innovadora plataforma web de Gestión Energética SIE (Sistema de Información Energética), para todas las clínicas y otros centros, incluyendo el registro de datos históricos (año 2014). Permite entre otras funcionalidades validar la correcta facturación, optimizar la contratación de suministros y registrar y analizar de forma continuada el comportamiento energético, previsiones, etc. Las principales tareas realizadas se recogen en la tabla 2.

Es accesible on line y desde cualquier dispositivo (usuario y contraseña), por lo que constituye un valioso canal de comunicación para sensibilizar e involucrar a todos los trabajadores y usuarios.

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Tabla 2: Tareas realizadas hasta 2014 y ahora con el SIE, todas de forma automática tras realizar la carga digital de la facturación.

Solución 2 (enero 2015)

En el Centro Hospitalario se monitoriza la clínica con la plataforma Seinon, que tiene una interfaz amigable para facilitar el análisis de la información y optimizar los consumos.

Se aprovecha que es un centro de gran consumo para hacer esta monitorización de forma sectorizada (submetering), instalando los analizadores de redes que se creen convenientes (cuatro) y conectando los mismos a un concentrador de datos y éste a la red local existente vía cable.

De esta manera, se tiene conocimiento en tiempo real de los consumos de la Resonancia, una enfriadora dedicada a ésta, el TAC y el resto de servicios auxiliares. Por tanto, analizando estos consumos de forma individual se pueden conocer los consumos fijos y variables de cada uno y la dependencia de estos con la producción y/o la climatología. El principal valor añadido que se obtiene es la línea base de consumo, que permite predecir la demanda, y analizar de forma continuada el coste económico de cada resonancia y TAC realizados.

Estos resultados, de gran valor para la empresa (también on line y multidispositivo), se pueden extrapolar a otras clínicas con ayuda de las fichas técnicas de las Resonancias y TAC disponibles, generando sinergia con el SIE (Solución 1), y potenciando el valor de su información disponible.

De esta manera, con la combinación de la Solución 1 y Solución 2 se pueden realizar de manera fiable comparativas de consumos entre centros (benchmarking), con valores normalizados de producción, clima y precios de energía.

Una última medida (mayo 2017), se produce con el cierre de la clínica de Manzanares. Health Time decide dejar conectada en su interior únicamente la Resonancia Magnética existente y una enfriadora, pero quiere una solución para conocer cómo sigue funcionando la Resonancia, y poder actuar en caso de avería, ya que la reparación de estos equipos resulta antieconómica si no se llega a tiempo. Problema 3.

Solución 3 (mayo 2017)

Se monitoriza la clínica con la plataforma Emios (Energy Minus), similar a la de Seinon. Para ello, se instala un analizador de redes en cabecera y un módem para comunicar con él de forma cuartohoraria (no se le pudo conectar un módem al contador, que era la primera opción).

De esta manera, se tiene conocimiento cada 15 minutos del consumo global del interior de la clínica, y se programan alarmas energéticas que avisen ante cortes en el suministro o consumos menores a los mínimos deseados (observando el patrón de comportamiento, revisable semanalmente en función de la climatología o cambios de la empresa en el interior de la clínica).

Los resultados (igualmente on line) son de gran valor para Manza-nares, por prevención de averías, pero también son útiles para las otras clínicas, al tener otra Resonancia con datos reales de consumo en reposo, generando también sinergia con el SIE, al igual que ocurre con el Centro Hospitalario.

Cambios organizativos realizados

En el Plan de Actuación se diseñaron los Protocolos de Acción y Comunicación que aparecen en las figuras 2 y 3.

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Figura 2: Todos los meses INGAE elabora a partir del SIE Informes de Seguimiento Mensual (ISM), que reporta vía mail al Director de Operaciones de Health Time. Éste, tras análisis del ISM, lo reenvía, informando hacia arriba (Director General) y comunicando y dando instrucciones hacia abajo (Responsables de Operaciones). Estos, a su vez, hacen lo mismo con los Responsables de Centro (nuevo reenvío del ISM) y estos nuevamente con el personal de su centro. De esta manera, toda la organización es conocedora de la situación energética existente de forma continua y de las desviaciones a corregir en cada momento.
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Figura 3: En ambos sistemas de monitorización se configuran alarmas energéticas, para que avisen mediante mail en caso de activación de éstas. Los destinatarios son INGAE y el Director de Operaciones de Health Time (alarmas críticas) o sólo INGAE (en el resto de alarmas, no críticas). Además, de forma periódica (mensual en el Centro Hospitalario y semanal en Manzanares) las plataformas SEINON y EMIOS mandan a INGAE informes energéticos, previa configuración, que tras análisis se reportan al Director de Operaciones (al igual que cuando hay activación de alarmas, con el tipo de acción a seguir), para que éste traslade las órdenes procedentes al Responsable de Operaciones y a Mantenimiento, si procede.

Ahorros energéticos y rentabilidad

Para conocer el impacto que ha supuesto el Sistema Gestión Energética implantado, es necesario comparar los valores reales obtenidos en el tiempo que se lleva de aplicación (2015, 2016 y 2017) con un periodo de referencia, en este caso 2014 (último año antes de su entrada en vigor). Previamente, estos datos (2014) se deben normalizar y ajustar a una línea base, para adecuarlos a las variables de las que dependen, que en este caso son la producción y la climatología.

El procedimiento seguido de forma resumida y los resultados obtenidos son los siguientes:

Obtención de la línea base del Centro Hospitalario:

Recordamos que se tienen cuatro medidores, los cuales aportan la siguiente información:

  • Resonancia Magnética (RM): Consumos fijos y variables (función del nº pruebas)
  • TAC: Consumos fijos y variables (función del nº pruebas)
  • Enfriadora de la RM: Consumo fijo y variable (función del nº pruebas y del clima)
  • Resto (la climatización es casi la totalidad): Consumo variable (función del clima)
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Figura 4: Arriba, obtención de los consumos fijos (RM, TAC y enfriadora) y variables (debidos a RM y TAC, por un lado, y al clima, por otro). En medio, ajustes estadísticos de los consumos variables, con valores del factor R2>0,85 en todos los casos (ajustes muy bondadosos). Abajo, obtención de la línea base de consumo, con los ajustes referidos, y comparación con los valores reales.

Extrapolación de ajustes de consumos de RM y TAC al resto de clínicas, incluyendo calibración:

Partiendo de los ajustes obtenidos en el Centro Hospitalario para la RM y TAC (de gran valor), y con ayuda de las Fichas Técnicas de los equipos existentes en las otras clínicas, por analogía y con ayuda también de la monitorización de la RM de Manzanares para calibrar mejor los ajustes (otra RM distinta con valores medidos reales), se extrapolan los resultados.

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Figura 5: Izquierda, gráfica de consumo total de las clínicas radiológicas (separando consumo base obtenido y consumo variable) y de coste económico total (separando coste por potencia contratada, coste por consumo base y coste por consumo variable). Derecha, ajuste del consumo variable debido a RM y TAC del consumo variable debido al clima (nótese también la bondad de los ajustes), contrastando estos datos con la evolución mensual de pruebas radiológicas realizadas.

Línea base de consumo variable y ahorro energético obtenido:

Una vez aquí, los valores del consumo energético variable del año de referencia (2014) se normalizan, ajustándolos a los valores mensuales de producción y temperatura de 2015, 2016 y 2017, ya que ambas son las variables de las que dependen.

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Figura 6 y Tabla 3: Resultados de ahorro energético total obtenido en el tiempo de implantación del Sistema Integral de Gestión Energética, comparando los consumos variables normalizados del año de referencia 2014 (con los valores de producción y clima en cada centro de 2015, 2016 y 2017, hasta el mes de julio) con los consumos variables que realmente se han producido.

Línea base de coste variable y ahorro económico obtenido:

Se hace el mismo procedimiento que en el caso anterior con el consumo.

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Figura 7 y Tabla 4: Resultados de ahorro económico total obtenido, comparando los costes variables normalizados del año de referencia 2014 (de la misma forma que con el consumo) con los costes variables que realmente se han producido.

Rentabilidad del Sistema Integral de Gestión Energética:

La única inversión realizada en este tiempo ha sido la satisfecha con Ingae (instalación inicial de analizadores y honorarios mensuales), por lo que comparando esta inversión con los ahorros económicos obtenidos (Figura 7 y Tabla 4) se tiene el ahorro neto o beneficio y la rentabilidad económica.

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Figura 8 y Tabla 5: Resultados de Ahorros Netos (o Beneficios económicos) y Rentabilidad Económica (anual y anual media), que son el cociente entre los primeros y la inversión realizada en INGAE (anual o acumulada, respectivamente).

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