Tres puntos clave del futuro inmediato de la gestión documental

En los últimos años, las personas y las empresas se han ido adaptando a la idea de los documentos electrónicos. Donde antes la gente se mofaba o le parecía poco creíble la idea de recibir facturas o estados de cuenta electrónicamente, hoy se está volviendo un requisito para retener a los clientes; son ellos mismos los que lo demandan.

Los proveedores de software han adaptado sus aplicaciones de formularios para distribuir documentos en diferentes formatos, y continúan refinando su oferta para satisfacer las futuras demandas del mercado.

La capacidad para distribuir automáticamente documentos a los clientes a través de correo electrónico se ha convertido en un requisito para los desarrolladores de software integrado a medida. Hace poquísimos años, no oíamos hablar mucho sobre el correo electrónico, pero de repente se convirtió en lo más importante; esa ola continúa creciendo desmesuradamente, incluso aunque no incremente la venta. Es una credencial con la que tienes que contar, si quieres dar el siguiente paso.

Más allá de los documentos electrónicos, una característica que ha demostrado ser muy popular, y en franco crecimiento y adopción por parte de los usuarios, es el archivo web (el cloud), que permite al usuario publicar documentos en un sitio web interno o externo, generalmente en formato PDF. Hemos encontrado que la gente quiere ir a la nube para obtener información.

Desde que Adobe introdujo el PDF hace ya más de 15 años, se ha disparado el uso de archivos PDF. Hasta la fecha, se han descargado más de 500 millones de lectores de PDF gratis según Adobe, y el PDF es hoy el estándar de los documentos electrónicos para algunas de las empresas más grandes del mundo, así como para los organismos gubernamentales. Más allá de que la popularidad de los PDF sea imputada a la voluntad creciente de la gente de leer y usar documentos electrónicos, lo cierto es que el PDF está aquí para quedarse.

El software de gestión documental comenzó como un camino para eliminar los formularios preimpresos y llevarnos al mundo de la impresión láser barata y omnipresente, pero esta clase de software es hoy también la entrada más importante de las empresas en el mundo de los documentos electrónicos.

Los proveedores de Gestión Documental se están moviendo más hacia las capacidades de gestión y flujos de trabajo del contenido. También se quiere añadir más flujo de trabajo y capacidades de enrutamiento a la solución de archivo basada en la web (cloud).

De lo que realmente estamos hablando es de la distribución de la información en las empresas, no del envío puro y duro de la información con las cajitas y las líneas alrededor del dato. Estamos hablando de enviar los datos en XML y llenar sus bases de datos o llenar sus formularios con la información debida.

La brecha digital ya no es tan grande como antes; los usuarios están viendo que estamos en la edad del documento digitalizado, del manejo de la información digitalizada. Internet y la tendencia cloud está adaptando esta tecnología y podemos correr el riesgo de perder el tren si no nos subimos ahora.