Impresión automatizada

Impresia Ibérica (Circle Printers Group) es el grupo gráfico más importante de la Península Ibérica. Ofrece un paquete de servicios integrales de comunicación y medios que incluye servicios de marketing, preimpresión, impresión offset rotativa y de hojas, soluciones de encuadernación y acabados, a clientes de España, Portugal y Francia, además de otros mercados europeos destacados. Impresia desarrolla su actividad en la región desde cuatro unidades de negocio. Concretamente, se trata de los tres centros de producción de Altair, Rotocayfo y Cayfosa y la planta de Espacio y Punto, que ofrece a sus clientes una amplia gama de servicios pre-media.

Impresia ofrece una variada gama de productos y servicios desde la moderna planta de impresión de Altair. La planta de Rotocayfo cuenta con equipos de impresión y encuadernación que le permiten producir más de 150 millones de páginas A4 al día. Por su parte, el centro de Cayfosa sirve a clientes de más de 20 países y se centra en la producción de libros de alta calidad, tanto monocolor como a todo color. Cayfosa también tiene capacidad para proporcionar soluciones de impresión y encuadernación de tiradas cortas de revistas y catálogos.

Espacio y Punto sigue un esquema de trabajo ininterrumpido 24 horas al día, los 7 días de la semana, subrayando la voluntad de Impresia de dar una respuesta rápida y eficiente a sus clientes. Estas soluciones pueden comprender la integración y prestación de una amplia paleta de servicios, o una concentración más limitada de recursos. Los clientes solicitan servicios que abarcan desde el almacenamiento de datos hasta la publicación digital; desde la preimpresión tradicional hasta los servicios creativos. Asimismo, Espacio y Punto ofrece un servicio de formación y consultoría técnica para sus clientes, que les permite poner al día su tecnología y capacidades de proyectos.

Impresia lleva más de 15 años trabajando con la solución Ross ERP de Aptean. A lo largo de este tiempo, la empresa ha personalizado la funcionalidad de su sistema actual para adaptarlo a las necesidades del negocio. Gracias a ello, se ha logrado una elevada personalización del sistema. A pesar de que se trata de una instalación relativamente madura, durante mucho tiempo Impresia la consideró eficiente y adaptada a sus necesidades. Conforme el negocio se fue ampliando, se dieron cuenta de que la funcionalidad de la versión instalada, sumada a la limitada capacidad restante al no usar la versión más reciente, dejó de ser suficiente para satisfacer sus demandas.

El crecimiento en envergadura y ambiciones de Impresia les obligaba a mejorar la eficiencia de sus procesos. Bryan Pakenham, actual director ejecutivo de Impresia Ibérica, que en aquel momento ocupaba el cargo de director financiero, describe la motivación de la empresa: “Usamos la parte financiera del sistema y las funciones de control de crédito, y nos pareció que el sistema ERP era muy sencillo y estable. Lo que nos impulsó a actualizar la versión fueron los servicios y productos. También necesitábamos más eficiencia en nuestros procesos administrativos para ahorrar costes”.

Impresia también concluyó que podrían surgir problemas dado el gran número de personalizaciones realizadas. Por ese motivo, decidieron seleccionar una solución que les permitiese eliminar cualquier factor de riesgo asociado. En los años intermedios, a medida que el software Ross ERP de Aptean evolucionaba, también se produjo una estandarización de los procesos. Así, muchas de las personalizaciones que Impresia había introducido han pasado a ser funciones estándar del sistema. Asimismo, los ajustes de Aptean también se han traducido en mejoras de la eficiencia.

Una vez tomada la decisión de sustituir su solución ERP existente, Impresia se enfrentaba a un interrogante. Podían actualizar a la versión más reciente del sistema, o cambiarlo por completo y comprar un nuevo sistema a otro proveedor. A pesar de que Impresia analizó otras dos soluciones potenciales durante el proceso de compra, Aptean resultó ser el ganador indiscutible. En palabras de Bryan Pakenham: “Revisamos otros sistemas, pero Ross era comparable en costes y estaba totalmente integrado con nuestro sistema, lo que nos facilitaría la eventual migración”.

Cualquier cliente que toma la decisión de actualizar el software se beneficia inmediatamente del impacto de las innovaciones que incorpora la solución. La nueva versión de Ross también se ha adaptado a los cambios en materia de requisitos legales, que han sufrido muchos cambios a lo largo de los años.

Son tres los factores que motivaron la decisión de Impresia. Tras más de quince años de experiencia en el uso de Ross ERP, la empresa y sus empleados ya conocían la fiabilidad, la capacidad de respuesta del software y la facilidad de uso que ofrecía esta solución. Desde el punto de vista práctico, actualizar a la versión más reciente parecía un proceso mucho más rápido: habría menos datos que importar, por lo que se minimizaría el impacto económico de las posibles paradas, la resolución de problemas o la formación del personal. Impresia también creyó que el precio era competitivo y la funcionalidad ampliada del sistema Ross demostró ser una propuesta igualmente atractiva. En último lugar, pero no por ello menos importante, el tercer factor clave fue la excelente relación cliente-proveedor que Impresia y Aptean han mantenido a lo largo de los años.

Aaron Almansa, director de Aptean para las regiones EMEA Sur y Latam, subraya que no es algo inusual: “Por lo general, nuestros clientes llevan mucho tiempo trabajando con Aptean. Cuando nos conocen, se quedan con nosotros. De hecho, de 15 a 20 años es un recorrido muy común en muchas de nuestras relaciones empresariales. Nuestro compromiso es mantener las soluciones existentes de nuestros clientes para que sus negocios crezcan junto al de Aptean”.

El principal reto del proyecto de Impresia era completar todos los aspectos de la instalación simultáneamente en un periodo de tiempo muy corto.

Francesc Viana Otero, director de cuenta de Impresia en España, describe las prioridades de Aptean: “La instalación implicaba un enfoque de cambio radical (‘Big Bang’) sin parangón. Proyectamos que la instalación se completase en un plazo de pocas semanas, un periodo que también abarcaría la migración y la formación necesaria del personal”.

Antes de la actualización, la preocupación principal de Bryan Pakenham era: “Comprobar que todas las funciones informáticas funcionen, para poder centrarnos en la información y los procesos”. Prosigue: “El principal reto del enfoque de cambio radical es que todas las fases del proyecto deben ser perfectamente planificadas y ejecutadas. El motor que impulsa este enfoque es el compromiso total de la dirección”.

No se realizó ninguna personalización por plantas. Las ocho empresas del grupo realizaron la migración al mismo tiempo, trabajando en tres de los centros de la empresa. Todo el sistema se unificó en la misma base de datos con un plan contable uniforme. El hecho de que la migración fuese completada para total satisfacción de Impresia, y sin incidentes, es un reconocimiento a la preparación y la profesionalidad del equipo de Aptean Customer Solutions (servicios profesionales) implicado en el proceso.

Tras un profundo análisis inicial, Aptean elaboró un plan integral intensivo para la actualización de Impresia con unas semanas de antelación a la migración. Cuando Aptean quedó satisfecha habiendo identificado todos los posibles imprevistos, se realizó la migración a la última versión de Ross en un proceso de prueba con la participación de Impresia. La prueba era necesaria para asegurarse de que todos los elementos funcionarían de manera eficiente y para definir las áreas en las que podría ser necesario formar al personal de Impresia.

Aptean adaptó la formación para los empleados de Impresia con el fin de facilitarles el proceso de familiarización con las nuevas funciones avanzadas. Se identificaron contingencias como resultado de la migración de un sistema muy personalizado a la versión estándar más reciente. Cuando todos los elementos de la prueba fueron considerados un éxito, Aptean decidió iniciar la migración real. El proceso fue muy sencillo. Habiendo usado la versión anterior durante tanto tiempo, como era de esperar, el personal de Impresia era buen conocedor del funcionamiento esencial del sistema.

Resaltando las diferencias de los datos, los consultores de Aptean identificaron las transformaciones que se podrían lograr con la nueva solución. No pasó mucho tiempo hasta que Impresia aprovechó las nuevas funciones para mejorar los servicios a sus clientes mientras ponía a tono su flujo de trabajo completo, logrando un proceso “mucho más sencillo y mejor ajustado”, según Bryan Pakenham.

La nueva solución Ross ERP de Aptean ofrece a Impresia una interfaz claramente mejorada en comparación con la versión anterior. Es una opción mucho más flexible y amable para llevar a cabo las tareas básicas de Impresia, y proporciona acceso a la información de manera mucho más sencilla. Gracias a la mayor agilidad, la empresa disfruta de posibilidades más gráficas, puesto que el panel de información permite abrir simultáneamente dos o tres pantallas. De este modo, el personal gana agilidad pasando de una pantalla a otra.

Uno de los factores esenciales que abordó la instalación es la protección de las operaciones de Impresia de la exposición a riesgos tecnológicos. El nuevo sistema minimiza los riesgos de seguridad potenciales como consecuencia directa de la actualización de la funcionalidad. Francesc Viana Otero concluye: “Es el sistema más adecuado para los planes de crecimiento empresarial de Impresia. No esperamos que haya ningún problema. El negocio de Impresia se caracteriza por plazos de entrega muy cortos; trabajan con un alto nivel de detalle técnico y márgenes muy ajustados. El nuevo sistema Ross ERP permitirá que Impresia siga creciendo sobre la base de su merecida reputación en la industria gráfica; que mantenga su eficiencia y competitividad y que aplique funciones que la preparen para cualquiera de las demandas que pueda traer consigo la expansión empresarial”.

Cuando Impresia implementó la migración a la versión más reciente de Ross ERP, pudo aprovechar la experiencia del equipo de Aptean Customer Solutions y su conocimiento del sector para acompañarles durante todo el proceso. Como resultado, el cambio radical de Impresia se completó en dos meses, sin problemas y dentro del presupuesto fijado. Gracias a la solución de inteligencia empresarial integral sobre la que se fundamenta toda su actividad, Impresia puede tomar decisiones con conocimiento de causa y de manera más ágil. A través de la optimización de eficiencias, la empresa puede impulsar respuestas proactivas, planificando la programación de la impresión con gran precisión.

Bryan Pakenham, que subraya el apoyo “profesional y experimentado” que han recibido de Aptean, valora muy positivamente las ventajas inmediatas y a largo plazo: “Nuestra eficiencia ha mejorado: ahora podemos generar informes y capacidades de SharePoint. También hemos recortado costes en el equipo administrativo y podremos integrar más partes del flujo de trabajo, automatizando también otros procesos”.

Cualquier empresa de éxito, como es el caso de Impresia, alcanza un punto en el que debe reflexionar y evaluar las eficiencias de sus procesos. Puede ser consecuencia del impacto de distintas situaciones empresariales, como la expansión, una fusión, la integración dentro de un grupo de empresas, el desempeño de nuevos servicios o el desarrollo de nuevos productos. La actualización de Impresia les ofrece una plataforma innovadora y flexible, capaz de proporcionar una visión global que les permita realizar mejoras continuas en todos los aspectos de su actividad. Es un sistema que crecerá en paralelo a las necesidades del negocio, y que les permitirá abordar el futuro con garantías.