Un sistema postal virtual que ahorra costes y tiempo

Hybrid mail: una nueva generación

Jaime López-Heredia, director de GMC Software Technology en España21/11/2011
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21 de noviembre de 2011

Si tuviéramos que definir qué es hybrid mail podríamos decir que es un sistema postal virtual para la optimización, consolidación y ordenación de todas las cartas/documentos que diariamente envían las empresas. Consiste en un interfaz web donde el usuario puede subir documentos o directamente enviarlos desde sus aplicaciones de escritorio (Word, editor de texto…) a una ‘impresora virtual’. Una vez en el sistema, un simple click garantiza el envío seguro del documento tanto a un centro de impresión propio como al proveedor habitual de servicios de impresión para la impresión, ensobrado y envío del mismo.
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Además del ahorro de costes que supone la ordenación y consolidación postal, el gran ahorro viene por el aumento en la productividad de cada uno de los empleados de una empresa que pierden el tiempo en la impresión local, la posterior manipulación del documento, el franqueo y hasta el envío del mismo.

Por ejemplo, la impresión, ensobrado, franqueo y posterior envío de una carta tipo estándar puede suponer unos cinco minutos. Si en una empresa se envían 100 cartas semanales, esto equivale a 4 días al mes de menor productividad. Si en vez de 100 cartas hablamos de 1.000 o más cartas todas las semanas el ahorro que esto supone a las grandes empresas es enorme.

Además del ahorro de costes y el aumento de la productividad, existen otras ventajas tangibles tales como:

1. Reducir el franqueo en envíos internacionales

2. Ahorrar espacio de almacenaje

3. Fortalecer la imagen corporativa (fuentes, logos...). Los nuevos sistemas de hybrid mail son capaces de gestionar plantillas predefinidas y asegurar que se mantiene la identidad corporativa de toda la correspondencia de la empresa.

4. Reducir el número de devoluciones con la gestión de la dirección postal. La mayoría de las devoluciones se producen porque la dirección no es válida. Muchas veces la dirección está escondida en una gran base de datos de clientes que no siempre está correctamente normalizada. Un sistema inteligente de hybrid mail puede analizar y comparar una dirección de correo a tiempo real, proponiendo una dirección nueva y actualizando la base de datos con la nueva. Una dirección puede incluso adaptarse de forma automática de acuerdo con la normativa postal: texto en sitio correcto, utilizar mayúsculas, asegurar espacio suficiente para un código de barras…

5. Integrar un sistema de seguimiento de toda aquella correspondencia que sale de nuestra empresa a tiempo real.

6. Maximizar el valor del documento a través de insertos inteligentes. Cuantas veces se envían documentos sin tener en cuenta el peso y el coste del franqueo del documento. Perdemos una oportunidad de comunicarnos con nuestro cliente además de no optimizar la inversión en franqueos realizada. Los nuevos sistemas de hybrid mail te permiten incluir insertos en las cartas sin incurrir en un coste alguno. El sistema es capaz de detectar en que banda de peso se encuentra la comunicación y automáticamente añadir insertos de marketing aprovechando el límite máximo de peso que permite el franqueo del mismo.

7. Posibilidad de transformar ese documento en formato electrónico para enviar de forma multicanal o para su archivo. Los clientes cada vez más, prefieren el envío de comunicaciones vía e-mail en vez de papel. Los sistemas actuales permiten un ahorro importante en franqueo a las grandes empresas. El sistema crea una base de datos de todos aquellos clientes que han manifestado su preferencia por la comunicación electrónica, y de forma automática sería capaz de adaptar el documento en formato tradicional a electrónico.

8. Control de acceso. Dependiendo del perfil y los permisos del usuario, éste podrá acceder a una seria de plantillas predefinidas sólo disponibles para ese determinado grupo de empleados.

9. Integración con los motores de producción. La mayoría de las soluciones de hybrid mail que hasta ahora se comercializaban no estaban integradas con los motores de producción de la compañía. Las soluciones de hoy en día permiten la previsualización del documento, con lo que tienes la certeza al 100% sobre lo que se va a imprimir. Estos sistemas avanzados permiten una pre visualización píxel-por-píxel de cada uno de los documentos de modo que errores que puedan haber ocurrido tales como: fuentes incorrectas, plantillas o logos erróneos puedan ser evitados antes de su envío.

Hybrid mail ha avanzado mucho desde que por primera vez se lanzó este concepto al mercado. Hoy en día, estas nuevas aplicaciones permiten, mayores beneficios y flexibilidad, haciendo de esta solución una herramienta valiosa para cualquier gran empresa. Pero, ¿qué criterio se debe seguir cualquier empresa para medir el éxito y el ROI de una solución de este tipo? En GMC consideramos que este tipo de soluciones aporta ventajas considerables que pueden ser directamente cuantificables como una reducción en los costes de franqueo y adicionalmente potencia y refuerza la imagen y estrategia corporativa.

10 pasos para elegir una solución acertada de hybrid mail

La clave del éxito de hybrid mail es elegir el proveedor y solución adecuado. El proveedor adecuado deberá ayudar a la empresa a evaluar todos los costes e identificar en qué fase del proceso se puede esperar un mayor ahorro de costes así como a evaluar el ROI. Esta lista cubre las cuestiones fundamentales a tener en cuenta a la hora de elegir una solución.

  1. Facilidad de uso y adopción por parte del usuario final.
  2. Facilidad de implementación en la empresa.
  3. Integración con todos los procesos internos de la empresa.
  4. Control de plantillas: acceso a las plantillas por parte del usuario.
  5. Sistema de seguimiento: ¿Hasta que detalle se puede hacer un seguimiento individual de cada envío?
  6. Print preview: ¿Hasta qué punto garantiza que lo que se ve es exactamente lo que se va a enviar al cliente final?
  7. Gestión de direcciones: ¿Cómo se garantiza al 100% el envío a las direcciones correctas y actualizadas?
  8. Gestión de salida: ¿Es capaz de convertir automáticamente un elevado número de documentos a formato electrónico?
  9. Inserto inteligente: ¿El sistema permite la optimización de mis envíos mediante insertos sin coste adicional?
  10. Modelo de negocio: capacidad de adaptación a las necesidades de la empresa.