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Requiere importantes cambios culturales y de comportamiento

¿Alcanzar lo imposible? El reto de conseguir la oficina sin papel

Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica

27/09/2018
Desde que los ordenadores se introdujeron en las empresas por primera vez como parte de la fuerza laboral, los expertos han vaticinado la llegada de la oficina sin papel. Sin embargo, 40 años después de que el término fuese acuñado, y a pesar de los enormes avances en tecnología, la mayoría de los espacios de trabajo no están más cerca de hacer realidad ese sueño. ¿El motivo? No importa si la empresa está muy avanzada tecnológicamente, siempre existirá la necesidad de usar papel.

La oficina sin papel requiere importantes cambios culturales y de comportamiento, e incluso habrá ciertos casos en los que lo digital no siempre se podrá adaptar. Situaciones como la impresión de contratos que requieran de una firma en papel, la entrega de dosieres de prensa en un evento o corregir un documento impreso, son momentos en los que el papel continuará demandándose.

Es cierto que la aparición de nuevas tecnologías como la nube aporta muchos beneficios a la fuerza de trabajo moderna, pero requieren de un cambio en la mentalidad en la empresa para ser realmente eficaces. Aunque la nube proporciona las herramientas para una mejor administración de la información, si las organizaciones solo la usan para mover su sistema de archivos offline a un entorno online, tendrán los mismos problemas y frustraciones de productividad cuando los empleados se esfuercen por localizar los documentos guardados dentro de un laberinto de carpetas en la nube.

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Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica.

Nuestra creciente necesidad de inmediatez es otro factor a considerar en este contexto. Los empleados quieren acceder rápidamente a los documentos y a los datos que necesitan, y cuando falla la gestión electrónica de datos, lo digital no siempre satisface.

La realidad es que la mayoría de las empresas no están listas o totalmente equipadas para una oficina verdaderamente sin papel. La oficina 'paper-light' es lo que las organizaciones deberían esforzarse por conseguir, una combinación de papel y digital donde tomar decisiones inteligentes sobre cómo se usa el papel signifique menores costes, asociados a una reducción del uso, la distribución y la administración del papel.

Esta es una forma de trabajo que también afecta a las nuevas generaciones a medida que acceden a la vida laboral. Mientras que los millennials se sienten cómodos consumiendo datos de forma digital y están acostumbrados a usar tecnologías de lectura electrónica y herramientas en la nube como Google Drive, muchos otros han crecido usando el papel y les gusta trabajar con algo tangible. Ven los beneficios de lo digital, pero también reconocen la importancia de los diferentes usos del papel.

Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones iniciar el camino hacia entornos que requieran menos uso de papel? Los servicios de impresión gestionados (MPS) son una excelente opción para comenzar, ya que permiten minimizar el tiempo dedicado a tareas relacionadas con documentos y prácticas de impresión ineficaces.

Con los servicios de impresión gestionados, las organizaciones podrán tener una mayor visibilidad y control de todo el entorno documental, y una vez establecido, el entorno administrado puede unificar la información impresa y la digital, lo que significa menos dispositivos, menos páginas y una mejora de la productividad del trabajador.

Es una inversión que puede ayudar a cumplir muchos de los beneficios prometidos por la oficina sin papel y con la gran cantidad de nuevas opciones de impresión disponibles hoy en el mercado, se pueden conseguir enormes mejoras de coste y productividad.

En definitiva, han pasado cuatro décadas y la oficina sin papel sigue siendo un sueño imposible. Ahora es el momento para que las organizaciones sean más realistas y enfoquen sus energías en hacer un uso del papel más eficiente y ser ‘paper-light’, de una manera que sea viable tanto comercialmente como comprometida con el medio ambiente.

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