El futuro rol de los centros de impresión acelerará el cambio tecnológico

Andreu López, director de Production Printing de Ricoh España

15/05/2014
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Para seguir siendo competitivas en el futuro y adaptarse a los cambios tecnológicos, las organizaciones necesitan reaccionar más rápido para cambiar los métodos de trabajo tradicionales. Para ser más ágiles, deben revisar la forma de acceder, almacenar y distribuir la información crítica y de comunicarse con sus clientes. Un nuevo estudio realizado por The Economist Intelligence Unit y patrocinado por Ricoh ofrece interesantes puntos de vista sobre la situación de las organizaciones europeas en lo que respecta a la rapidez en la gestión del cambio. Es una lectura recomendada para los responsables de centros de impresión corporativa que buscan sacar ventaja de las oportunidades para añadir más valor al negocio y estar al frente de la transformación digital de la compañía.

El estudio revela que los rápidos cambios tecnológicos han hecho que muchas compañías europeas estén demasiado confiadas acerca de la verdadera velocidad a la que su organización está respondiendo al cambio. Los directivos tienden a equiparar mucho más su compañía con una lancha motora (48%), ágil y maniobrable, que con un superpetrolero (17%), lento y difícil de manejar; y al mismo tiempo piensan lo opuesto de sus competidores. Sin embargo, tres de cada cuatro admiten no estar reaccionando lo suficientemente rápido ante los cambios. Solo el 24% se considera capaz de aprovechar nuevas oportunidades o adaptarse a cambios inesperados de forma rápida, y solo el 29% de las organizaciones europeas puede reestructurar rápidamente sus procesos para respaldar el cambio.

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La realidad es que, a la vez que buscan agilizar el cambio, las compañías europeas han de superar un triple reto: contar con empleados que se adapten al cambio rápidamente, afrontar la disrupción tecnológica y optimizar los procesos de negocio subyacentes que aseguren la correcta implantación de los cambios.

Conclusiones como estas exponen las oportunidades para los responsables internos de los centros de impresión y el rol que pueden desempeñar para mejorar la agilidad organizativa y ayudar a las compañías a adaptarse al futuro. Nunca antes había sido tan importante subrayar que el centro de impresión o el departamento corporativo de reprografía (CRD) ya no son un servicio reactivo de impresión y copia. Si le dan la oportunidad, el responsable del centro de impresión o CRD puede aportar un valor empresarial real y tener una posición clave para ayudar a la organización a adaptarse al cambio con una mayor rapidez. Puede gestionar una comunicación de marketing multicanal personalizada para apoyar las ventas de productos y servicios; y es más, puede producir documentos de negocio críticos bajo demanda y actuar como punto central para la gestión de documentos en toda la organización. Esta es la combinación ideal para apoyar a la compañía: optimizar los procesos de negocio críticos y maximizar el uso de la tecnología. El resultado final será un acceso más rápido a la información, y un incremento de la eficiencia y la capacidad de respuesta ante los clientes.

El desconocimiento que tienen los directivos europeos acerca de la velocidad real de cambio de sus organizaciones también se puede atribuir a los retos y obstáculos a los que se enfrentan. El estudio muestra que la principal barrera para una mayor agilidad de las organizaciones es la imposibilidad de conectar de forma efectiva las plataformas tecnológicas. No hay duda de que este hecho está dando lugar a la creación de silos de información y está incidiendo de forma notable en que los directivos no puedan percibir los cambios en su compañía de forma global.

El responsable del centro de impresión puede tener un papel importante para ayudar a la organización a superar estas barreras, automatizando y rediseñando los procesos documentales a través de flujos de trabajo potentes, y permitiendo la aplicación de normas preestablecidas que incluyan aprobaciones y otras herramientas de gestión. Y, con una mayor visibilidad de todos estos procesos, podrán introducir mecanismos de seguimiento desde un sistema centralizado, así como aportar la flexibilidad necesaria para la futura optimización de los procesos a medida que cambien los requisitos. Acciones como estas también darán a los directivos una visión más global de lo que realmente está pasando en sus compañías, lo que permitirá una mejor toma de decisiones en el futuro.

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Los documentos, ya sean impresos o electrónicos, están en el núcleo de toda compañía, y en muchos casos están transformando la forma de vender, comunicar y dirigir los negocios. La creciente mezcla de documentos en papel y digitales está creando a las organizaciones la necesidad de poder gestionar ambos formatos al unísono. Actualmente, los responsables de los centros de impresión tienen un mayor conocimiento de donde pueden ofrecer valor añadido mediante una estrategia de gestión de la impresión más amplia para la compañía. Están conectando las principales tecnologías documentales y optimizando los procesos para gestionar la información y mejorar la comunicación empresarial crítica, tanto a nivel de servicios como administrativo. También están contribuyendo a una comunicación con el cliente que acaba generando más ingresos. En conjunto, estas medidas juegan un papel primordial para acelerar la velocidad en la gestión del cambio que permitirá que sus organizaciones avancen con éxito hacia el futuro.

Para más información acerca del reto de la rapidez que afrontan las organizaciones europeas, visite: www.ricoh.es/pensamientolider

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