Los caros pedidos de muestras En el comercio internacional es muy frecuente pedir muestras y contra muestras (sample order) para verificar la calidad intrínseca y extrínseca del producto antes de cursar un pedido en firme. La gestión de los pedidos de muestras es no solo muy costosa en la empresa, sino muy compleja de efectuar. Recuerdo un caso de una empresa que en una feria internacional en Alemania consiguió más de 250 contactos profesionales y a más de la mitad les debía preparar muestras junto con ofertas específicas. Esta situación comercialmente tan fantástica puso de manifiesto que internamente no existían los medios suficientes como para preparar muestras, ofertas y envíos en un plazo razonable de tiempo. En total, se tardó en servir a todos estos clientes potenciales internacionales las muestras que pedían junto con su oferta específica casi un año. Si tenemos un producto muy estandarizado y además muy pocas referencias a lo mejor no nos pasa como a la empresa mencionada y menos en estos extremos, pero no se debe subestimar nunca el trabajo y el coste que supone internamente la preparación de muestras. A esto se le añade, la cuestión de si cobrarlas y cobrar su envío. Resumiendo, si ofrecemos enviar muestras y ofertas específicas, medir bien el impacto que tienen estos pedidos en nuestra cadena de suministro, los costes que se originan y de qué manera nos podemos garantizar que luego estos envíos resulten en pedidos en firme. Cada uno que decida si cobrar las muestras y/o su envío. Se trata de pedidos, que dentro de la SCM no son más difíciles de manejar que otros pedidos recurrentes. Una venta única y un servicio único, pero claro, todo ello sin avisar lo que ya desco- loca la priorización de ejecución de los pedidos internamente aceptados y planificados. Podemos planificar y calcular en función de nuestro interés por margen, conveniencia de entrega y muchos más factores, pero en sí, las ventas únicas son pedidos que no se suelen vol- verán a producir al menos que sepamos. Si nues- tra estructura y sistema es lo suficientemente ágil como para servirlos, pues perfecto. Y aún mejor si nuestro modelo de negocio se basa en ello, pues estaremos acostumbrados. De todas formas, salvo en los casos en los que nuestro modelo de negocio se base en este tipo de ventas o no haya stock, hay que planificar pri- mero internamente el pedido y luego comunicar al cliente si es posible aceptarlo. En los casos de venta a consumidores, se supone que tenemos un catá- logo de productos, que puede estar o no en “stock”, en el caso de ventas únicas a empresas habrá que consultar el riesgo de cobertura de crédito y otros condicionantes como para darle curso al pedido. Mayor complicación, los rush orders o pedidos urgentes Aquí, la cosa ya se complica, el pedido que ha llegado, ha de ser entregado de manera urgente. Entonces entra en juego, la disponibilidad de la mercancía; la cercanía al destino final; el tipo de transporte que se requiere para una entrega rápida y el margen comercial que nos deja. Todos ellos factores claves para decidir si servir o no ese pedido. Pero claro en la SCM este tipo de pedidos deben tener un tratamiento diferente. Podemos compa- rarlo a la lista de operaciones quirúrgicas de un hospital, encontramos la de las intervenciones quirúrgicas programadas; la de urgentes y las operaciones de a vida o muerte. Si nos encontramos ante un pedido del tipo “a vida o muerte”, nuestra SCM y el sistema debe ser muy ágil para poder dar ese servicio con el 100% de satisfacción del cliente. A veces, este tipo de envíos si resultan ser exitosos, pues pueden hacer que un cliente confíe aún más en nosotros aumentando su cuota de pedidos. De cualquier forma, debe existir un protocolo interno de tratamiento de pedidos urgentes por circuitos diferentes de los pedidos habituales es decir programados. Recomendaciones adicionales para tratar los pedidos entrantes Si los pedidos proceden de la UE hemos de com- probar todos los datos de la empresa y si es de la UE que nos facilite su No de VAT para comprobar si hemos de repercutirle o no el IVA en la factura de venta. Esta comprobación no sería necesaria si dicho cliente fuese de un país tercero, es desde el punto de vista de un proveedor europeo, sería vender fuera del TAU (Territorio Aduanero de la Unión) a un comprador potencial y desde el punto de vista de un proveedor chileno por ejemplo que recibe un pedido de un cliente alemán fiscalmente establecido en Alemania, tampoco haría falta hacer tal comprobación. En ambos casos, el Documento Único Aduanero de la aduana europea o chilena en sus respectivos casos, nos permitiría acreditar que la mercancía sale del territorio y pueda venderse sin la necesi- dad de repercutirle el IVA correspondiente. Si se trata de un antiguo cliente, que vuelve con la intención de comprarnos, hemos de actualizar su línea de crédito, actualizar sus datos de la empresa y demás datos de contacto para poder estar “al día” en cuanto a toda la información fiscal como de crédito. 45 manutencion & almacenaje 537 SUPPLY CHAIN INTERNACIONAL DIFERENTES EVENTOS DE PEDIDOS Escáner