Atentos a las señales ¿Necesita realmente un ERP la empresa logística? Para responder a esta cuestión, los responsables de Datisa describen una serie de señales que pueden ayudar a determinar si realmente es necesario un aplicativo de gestión avanzado o, sencillamente, bastaría con cambiar algunos hábitos en determinados procesos. Desde Datisa queremos insistir en la necesidad de reflexionar sobre los requerimientos de gestión reales que presentan las empresas para iniciar el proceso de búsqueda e implanta- ción de un ERP. A menudo, se trata de proyectos que cambian la forma de trabajar en la organización. La redefinición de procesos que implica operar a través de un nuevo software, lleva consigo una serie de cambios adicionales que deben justificarse en términos de incre- mento de eficiencia y optimización de la rentabilidad. Antes de tomar una decisión, lo primero que hay que hacer es analizar las carencias que muestra la organización en las diferentes áreas operativas: comercial, producción, almacén, atención al cliente, administración, facturación o contabilidad, están entre los departamentos que más áreas de mejora presentan. Algunas pautas para la reflexión Entre las señales que se deben tener en cuenta para determinar si la empresa logística necesita o no un ERP destacan las siguientes: • Falta de control sobre el negocio. Generalmente se suele producir por una falta de informa- ción actual y veraz que aporte una visión global de la empresa. Con demasiada frecuencia se forman “silos” de datos en la estructura de sistemas de la organización que dificulta el acceso al conocimiento y, por tanto, la toma de decisiones no se fundamenta sobre datos consolidados. • Dificultad para acceder a la información. A veces los datos están dentro del sistema, pero encontrarlos y acceder a ellos, no resulta fácil, por lo que, muchas veces, información estratégica pasa desapercibida y, por tanto, es infrautilizada. Por ejemplo, acceder a datos relacionados con el índice de ventas, el margen que se obtiene de cada operación, o el porcentaje de crecimiento de una determinada línea de negocio, debe ser cuestión de segundos. • Demasiada tecnología incomunicada. Utilizar demasia- das herramientas es contraprodu- cente. Primero porque el intercam- bio de información debe ser fluido y, segundo, porque la retroalimen- tación de datos, facilita el control y el análisis de la evolución de las distintas áreas de negocio. Utilizar un software para cobros y pagos y otro distinto e independiente para tesorería, no tiene mucho sentido. • Dificultad de uso y lentitud en la respuesta. A veces las empresas se obsesionan con la implantación de sistemas enormes y complejos para solventar tareas que con funcionalida- des básicas, se resuelven sin máximas complicaciones. Cuánto más difícil sea un software de entender, más lenta será la respuesta que ofrezca al usuario y más demora implicará en el desempeño de sus tareas. Por eso, en ocasiones, hay organizaciones que disponen de sistemas sobredimensio- nados, que restan más que suman a la gestión del día a día. • Demasiado tiempo para realizar tareas básicas. Aunque los asientos contables estén perfectos, si se precisan horas extras en momentos de picos de trabajo para introducir los datos (declara- ciones de trimestrales de IVA, por ejemplo), hay algo que no funciona. O si, para realizar un informe financiero utilizas un Excel, con lo que ello supone en cuanto a margen de tiempo y errores, lo cierto es que, el proceso de mejora es imprescindible. Isabel Pomar, Directora comercial de Datisa 42 manutencion & almacenaje 509 Opinión