54 Un volumen de 150.000 documentos o 24 Gb Previamente a la implementación de la solución Alfresco, Estrella Galicia no disponía de una solución de gestión docu- mental unificada sino que empleaba un sistema propietario para la gestión de las facturas de sus proveedores, en el que la documentación se almacenaba en unidades de red, disco duro y otros sistemas. Desde sus comienzos, el proyecto se orientó a la gestión de las facturas de los proveedo- res, para posteriormente extender el uso de la plataforma documental al resto de departamentos. Era necesario gestionar una media de 4.000 documentos nuevos al mes en el departamento de Facturación, volumen que ha ido creciendo a medida que se han incorporado más departamentos y empresas del grupo al marco del proyec- to. En el proceso de selección de la nueva plataforma documental, teníamos claro que debía ser open source, así como escalable y fácilmente extensible a otras áreas de la compañía; también era fundamental que la solución contara con el respaldo de una red de partners y la garantía de una empresa como Alfresco, afirma José Manuel Santiso, responsable de negocio de TIC de Estrella Galicia.Para el desarrollo del proyecto, Estrella Galicia ha trabajado codo con codo con Queres Tecnologías, integrador de to- das las soluciones que en el momento están implantadas alrededor del gestor documen- tal Alfresco. El proceso de aprobación de una factura involucra a varias personas, desde el que ha realizado el pedido hasta el director del área Financiera; y, habitualmente, los jefes de área y directores son las personas que más carga de trabajo tienen, por lo que pueden llegar a acumularse entre 30 ó 40 facturas pendientes de gestionar cada día. La clave de la introducción de la nueva plataforma documental radica, por tanto, en la capaci- dad de agilizar el proceso de gestión de las facturas, de manera que el acceso a éstas y su validación se realice rápidamente. Una vez asentadas las bases de gestión de los flujos de facturas, se han realizado mejoras evolutivas significativas en esta área, además de diversos procesos de perso- nalización de la plataforma documental en otros departamentos como los de Calidad y Seguridad Laboral, implementando al me- nos un departamento cada año. De hecho, hoy el volumen que se gestiona es superior a los 150.000 documentos y el tamaño del repositorio es de aproximadamente 24 Gb. A modo de conclusión El Responsable del negocio TIC de la compañía, Carlos Figueiras explica: Cuando empezamos en 2007 nuestra idea estaba bien perfilada: Pasar de un sistema propietario muy mezclado y con escasa flexibilidad a un único almacén documental para las facturas de proveedores, con plena capacidad para posteriores desarrollos y mejoras. Con este objetivo bien definido por parte de la empresa, la plataforma documental que Queres ha desarrollado para Alfresco ha sabido responder a esos requisitos de escalabilidad, de poder crecer poco a poco y en más áreas, además de facilitar la movili- Rapidez con los dispositivos móviles El desarrollo para la gestión de los flujos de facturas a través de dispositivos móviles iPad e iPhone ha permitido que la Dirección acceda en todo momento y desde cualquier lugar a la aplicación, pudiendo gestionar, es decir aprobar o rechazar, estos documentos a través de tan sólo cuatro pantallas en su dispositivo. En estos momentos, alrededor de 40 directivos estamos aprovechando las ventajas de este nuevo sistema, declara Carlos Figueiras, director de TIC de Estrella Galicia. Un volumen de facturas como el descrito resulta demasiado pesado sólo para revisar si están bien; la plataforma unificada y la movilidad nos permiten que los flujos de facturas sigan su curso, que no se paren y se gestionen con éxito en cualquier momento y lugar, añade. En la actualidad y como parte de la nueva solución, Alfresco está integrada con muchas y diversas tecnologías, como dispositivos móviles IOS, iPhone y iPad; portal de facturas de los proveedores empleando CMIS; ERP propietario, utilizando servicios Web y WebScripts y numerosas aplicaciones propietarias empleando Webscripts. En cuanto a la pila de tecnología, se emplea MySQL como gestor de BBDD; Tomcat como gestión de aplicaciones y Redhat como sistema operativo, según indicaciones del partner, a su vez recomendado por Alfresco manutencion & almacenaje 487 alImEntacIÓn y BEBIdas Escáner