51 GESTIÓN DOCUMENTAL Durante los cuatro meses siguientes se llevó a cabo la transformación del antiguo archivo en el nuevo gimnasio, con la instalación de las máquinas y la ambientación del espacio. Para adecuarlo a su nuevo uso, y animar a los nuevos deportistas de la oficina, la compañía ha produci- do en las máquinas de Konica Minolta paneles con paisa- jes verdes. “En la oficina tenemos máquinas de plotter que imprimen vinilos, así que para darle un toque al gim- nasio empapelamos las paredes. Ahora mismo la mayor parte de los empleados usan el gimnasio, con una media de dos horas semanales por persona”, continúa Molina. Mejora de las condiciones laborales Este proyecto se engloba dentro de la filosofía laboral desarrollada por RIC en los últimos años, y que tiene como objetivo principal mejorar las condiciones de sus empleados. “El ahorro de espacio es una de las ventajas de los sistemas de gestión documental, la zona de archi- vo desaparece y se convierte en un espacio que se puede destinar a cualquier otra actividad. En RIC lo hemos teni- do muy claro desde el primer momento y lo hemos trans- formado en un gimnasio para empleados. Es una forma de aprovecharnos de las ventajas de nuestros propios servicios y hacer además que redunden en nuestros em- pleados”, continúa Molina. La implantación de esta solución ha supuesto una mejora en el control de costes y en la optimización de los recur- sos disponibles. Gracias al sistema central de archivado, ahora los documentos están disponibles de forma directa para todos los empleados a través de la red, que además pueden visualizar el mismo documento de forma simul- tánea. Esto mejora la flexibilidad de los trabajadores, que pueden ofrecer una respuesta inmediata a clientes y pro- veedores, mejorando su experiencia y redundando en el beneficio de la empresa. Por otra parte mejora el trabajo de los usuarios móviles o de ubicaciones remotas, a través de la facilitación del ac- ceso a la documentación general de la empresa, con in- dependencia del lugar en el que se genere y archive. “Además la implantación de esta solución es también una protección contra incendios o inundaciones, ahora te- nemos todos los documentos almacenados en ‘la Nube’, por lo que aunque los equipos sufran daños irreparables, nuestra información y la de nuestros clientes está prote- gida y disponible para que podamos seguir trabajando”, concluye Francisco Molina, director financiero de RIC. I Antes y después: el antiguo archivo de RIC se ha transformado en un gimnasio para los empleados. Reprografía Industrial de Catalunya (RIC) RIC es distribuidor oficial de Konica Minolta, perte- neciente a las divisiones de especialización de Pro- duction Printing y Document Consulting Partner. La compañía cuenta con una dilatada experiencia en el sector de la reprografía, ofimática, enseñanza, artes gráficas y procesos documentales, ofreciendo un amplio abanico de soluciones. La colaboración de los principales fabricantes y un personal altamente cualificado, garantiza un asesoramiento indepen- diente y objetivo, imprescindible para concluir con éxito los proyectos planteados. panorama