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Nueva norma europea 'CWA Puma': en busca de la excelencia en compras

Josep Rufas Mas, Profesor de Compras y Aprovisionamientos en el máster de Dirección de Empresas Industriales de la EUSS-UAB. Socio fundador de Instaura Consulting (www.instaura.com).21/09/2009
La acogida de la nueva norma de compras durante estos últimos meses está siendo todo un éxito, si consideramos la alta participación de las empresas en las presentaciones realizadas por Aerce. Y es que, en pleno siglo XXI, parece increíble que entre tanta normativa desarrollada no existiese ninguna que pudiera permitir asegurar que las empresas compran de manera eficaz y eficiente. Aunque esto todavía parece más increíble si pensamos que el departamento de compras puede llegar a gestionar más del 60% del gasto de la empresa.
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Pero esta situación ha terminado. A finales del año pasado se aprobó la norma europea de compras CWA Puma (CEN Workshop Agreement on Purchasing Management), que pretende mejorar los procesos de compras de las organizaciones así como darles acceso a las mejores prácticas internacionales.

El título oficial aprobado para la norma es 'Value added purchasing management'. Es decir, se da un énfasis especial a la orientación de la gestión de compras hacia el valor añadido. Todavía son muchas las empresas en las que las compras se tratan únicamente desde el punto de vista operacional y administrativo, pero la nueva norma quiere hacer especial hincapié en la importancia de la vertiente estratégica como generadora de dicho valor añadido.

Algunas de las razones por las que las empresas querrían certificarse en esta nueva norma serían las siguientes:

1. Proporcionar una ventaja competitiva.

Proveedores y clientes se unen creando cadenas de suministro que deben ser lo más eficientes posible para competir en un mercado cada vez más globalizado. Aquellas empresas y cadenas que puedan acreditar su excelencia en compras poseerán una ventaja competitiva puesto que se asegurarán unos procesos de compras más eficaces y eficientes, así como unos costes más ajustados para sus productos y servicios.

2. Obtener una diferenciación comercial.

El hecho de estar certificado en esta nueva norma de compras implica que la empresa tiene una filosofía de mejora continua. Además, el CWA PUMA se adhiere a otras normativas como son las de Responsabilidad Social Corporativa, Seguridad y Salud en el trabajo o Gestión del Medio Ambiente. Todo ello puede proporcionar a la empresa un marco de diferenciación que debería explotarse comercialmente, especialmente durante los primeros años de implantación de la norma.

3. Gestionar las compras de manera más eficaz.

Para poder ser eficaces en la gestión de compras, la norma señala que la estrategia del departamento de compras debe estar perfectamente alineada con la estrategia de la compañía, y que se debe contar con un plan de acción anual que explique cómo se lograrán los objetivos del departamento. Dicha estrategia de compras precisa definir las categorías de gasto en toda la organización, formar equipos multidisciplinares para liderar iniciativas concretas en aquellas categorías más susceptibles de generar valor y, finalmente, dotar a dichos equipos de las herramientas y conocimientos técnicos más adecuados. El punto de partida generalmente será entender el mercado, posteriormente conocer a los proveedores y finalmente instaurar una estrategia de compras adecuada a cada categoría. Adicionalmente las empresas serán más eficaces si, tal y como indica la norma, el departamento de compras genera innovación como fuente de nuevas oportunidades de mejora.

4. Gestionar las compras de manera más eficiente.

La norma exige que el equipo de compras tenga las adecuadas competencias técnicas, comerciales y de comportamiento, de manera que le permitan desarrollar sus funciones con la máxima eficiencia. Asimismo las funciones y responsabilidades de cada miembro deben estar perfectamente definidas. Por otra parte, la norma invita a disponer de un proceso formal para identificar necesidades, desarrollar especificaciones, aglutinar conocimientos (mercado potencial, proveedores, etc.), formalizar negociaciones, evaluar y asignar. Asimismo la norma indica que es necesario hacer un seguimiento del ciclo purchase-to-pay mediante los mecanismos adecuados. Aunque no se indique explícitamente, en este apartado cabría hablar de herramientas que están funcionando en la actualidad como la factura electrónica, las subastas por internet, herramientas de e-negotiation, plataformas para la gestión del conocimiento, etc.

5. Proporcionar transparencia a la gestión.

La norma indica la necesidad de definir claramente las políticas de compras y sus objetivos, así como detallar roles y responsabilidades de cada uno. Por otra parte, todo el personal relacionado con la función de compras deberá comportarse según un código de ética profesional que estará alineado con los valores de la empresa. Adicionalmente, se deberá trabajar con acuerdos de confidencialidad que permitan proteger la propiedad intelectual y las informaciones comerciales entre proveedores y clientes. Finalmente, la norma indica que se realizarán auditorías periódicas para asegurar tanto el correcto cumplimiento de la norma como la mejora continua del departamento.

Actualmente se está desarrollando la infraestructura necesaria para poder iniciar a principios de 2010 los primeros procesos de certificación. Algunas de las tareas en las que se está trabajando ahora mismo son: la elaboración de cuestionarios de evaluación para las empresas interesadas en obtener la certificación, el desarrollo de cursos de formación para los auditores, la coordinación con otras asociaciones europeas para homogeneizar los procedimientos de acreditación, o la traducción oficial de la norma (realizada por Aenor).

Las empresas que estén interesadas en obtener la certificación deberían comenzar a prepararse desde hoy mismo. Esta preparación la pueden realizar mediante recursos internos, siempre y cuando tengan el tiempo y el conocimiento adecuados, o bien mediante servicios de consultoría especializados. Realmente donde reside el verdadero potencial de esta norma es en los pasos a realizar antes de estar preparado para certificarse. Seguramente durante la ejecución de dichos pasos la mayoría de las empresas encontrarán su mayor beneficio.

Una vez que la empresa se haya preparado y esté en disposición de certificarse, solamente hará falta llamar a una de las empresas certificadoras habituales para comenzar el proceso de certificación que, en el caso de una organización de tamaño medio no debería suponer más de dos o tres días de trabajo. El tiempo total que puede tardar una empresa en poder certificarse dependerá de su punto de partida, pero está claro que cuánto antes comience a prepararse, antes comenzará también a recoger los beneficios de la norma.

Finalmente hay que resaltar que esta norma no nace con la intención de ser un mero sello que poner a nuestra empresa, y de hecho se prevé que un buen porcentaje de empresas no superen el proceso de acreditación inicial. Además, puesto que uno de los objetivos principales de la norma es que las organizaciones mejoren continuamente su función de compras, también se prevé que bastantes empresas que hayan superado la certificación el primer año no podrán renovarlo en años sucesivos. No obstante, lejos de ser un inconveniente, esta dureza en el proceso de acreditación garantizará que las organizaciones certificadas realmente tendrán una función de compras eficaz y eficiente de manera sostenida.

Para más información pueden escribir a josep.rufas[arroba]instaura.com.

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