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“Nosotros somos expertos en cómo hacer el uso más eficientemente posible del inventario”

Entrevista a José Presencia, director general de ToolsGroup

Anna Pueyo08/05/2009

8 de mayo de 2009

El director de ToolsGroup, José Presencia, explica a Interempresas Ferretería, Bricolaje y Suministro Industrial la importancia que tiene una buena gestión del stock y más en los tiempos que corren. ToolsGroup ofrece soluciones para reducir el inventario obteniendo los mismos beneficios, ¿Cómo lo hacen? Presencia nos lo cuenta.

¿Cómo surgió ToolsGroup?

La primera empresa del grupo es la española, que en 1993 se creó a partir de una firma italiana de consultoría. Con posterioridad, los mismos socios fundadores de la empresa española, entre los que me encuentro, compraron la sociedad española y crearon otra empresa en Italia, y más tarde en Holanda, Reino unido y en EE UU. Al principio nos dedicamos al diseño de soluciones a medida, siempre en el campo de la logística y la fabricación, pero a partir de 1996 hemos cambiado nuestro objetivo para centrarnos en la venta de nuestra tecnología de optimización de inventarios y en los servicios asociados a la misma.

ToolsGroup ha lanzado recientemente para el sector de ferretería y bricolaje una amplia gama de servicios para ayudar a las empresas a obtener recursos financieros de manera rápida y segura. Hábleme de este tipo de servicios, ¿cuáles son exactamente?

Nosotros somos expertos en cómo hacer el uso más eficientemente posible del inventario: dar el nivel de servicio comprometido al mercado con el mínimo de stock. Y esto lo hemos venido haciendo aportando ‘know-how’ a nuestros clientes con nuestro software y con nuestros servicios de análisis, formación, entrenamiento y soporte. Lo que ocurre en la situación económica actual es que muchas empresas están interesadas en reducir rápidamente el circulante sin tener que realizar fuertes inversiones ni acometer proyectos de larga duración. Por eso, la oferta de servicios que hemos lanzado recientemente está encaminada no a vender el software sino a obtener resultados rápidos sin compromiso de compra ulterior. Así, con nuestro servicio ‘Ajuste Rápido de Inventarios’ lo que hacemos es usar nuestra tecnología y nuestra experiencia para aplicarla durante un tiempo corto (entre seis meses y un año) y lograr reducir el stock sin perjudicar la disponibilidad de producto en un momento en que es muy grave una venta perdida. Para ello fijamos una cuota mensual por nuestros servicios con nuestro cliente, cuota que puede estar indexada a la consecución de objetivos de negocio. Al final del período, el cliente decide qué hacer, si quedarse con nuestra tecnología, seguir con nuestro servicio o simplemente volver a sus métodos tradicionales una vez arreglado el problema.

José Presencia, director general de ToolsGroup
José Presencia, director general de ToolsGroup.

Hábleme de la optimización del inventario, la importancia que tiene en el sector del bricolaje y lo necesario que es para los tiempos que corren, ¿cree que es un factor clave para mejorar el negocio que ha empeorado a causa de la crisis?

El sector del bricolaje tiene unas características bastante particulares: muchas referencias, la gran mayoría de baja rotación, demanda inestable con fuerte estacionalidad en algunos productos, plazos de entrega cada vez más largos y con mayor variabilidad, tamaños de lotes de compra grandes en relación a la demanda… En definitiva, la determinación del inventario correcto de cada referencia requiere el tratar con incertidumbres importantes. Por eso, los métodos convencionales de determinación del stock de seguridad sencillamente no funcionan.

Consecuentemente, es una constante general del mercado el tener un sobre-stock importante. Ese hecho, con un mercado al alza en el que año a año se aumentaba la cifra de negocio, quedaba enmascarado por el buen comportamiento de las ventas y los beneficios. Pero en las circunstancias actuales, con la caída de las ventas y con problemas de obtención de fuentes de financiación del circulante, pasa a ser un problema y, por tanto una oportunidad. El hecho es que podemos reducir el stock de manera importante, pero sin perder Nivel de Servicio, mediante una modelación precisa del comportamiento de cada referencia. Y como estamos hablando de un gran número de productos a gestionar, de manera manual es imposible hacerlo.

“Con nuestro servicio lo que hacemos es usar nuestra tecnología y nuestra experiencia para aplicarla durante un tiempo corto y lograr reducir el stock sin perjudicar la disponibilidad de producto en un momento en que es muy grave una venta perdida”

Uno de sus últimos contratos ha sido la cadena de bricolaje y ferretería Home Dêpot México, ¿Qué ha significado para ToolsGroup tener a esta gran multinacional como cliente?

Por motivos de confidencialidad con nuestro cliente no podemos aportar detalles de qué están haciendo con nuestra tecnología. Para nosotros es un gran orgullo que hayan confiado en nosotros para un proyecto estratégico.

Ustedes aseguran que los proyectos de ToolsGroup permiten conseguir los retornos de la inversión en tan sólo unos pocos meses... ¿Cómo se consigue eso?

Los beneficios financieros se derivan de dos grandes variables. La primera es la reducción de roturas de stock (aumento del nivel de servicio), lo que hace que la venta perdida se reduzca. Y todo el margen de contribución de la demanda que se recupera va directamente como beneficio a la cuenta de resultados. Este impacto, que es muy grande en cifras absolutas, suele pasar desapercibido en muchos casos. Además, el beneficio asociado se obtiene muy rápidamente al recomponer el mix de inventario.

La segunda variable a considerar es la reducción del stock, que tiene un doble impacto: sobre la disponibilidad de tesorería y sobre los beneficios. Además, quisiera hacer notar que los beneficios asociados a la reducción de inventario se deben evaluar no solamente teniendo en cuenta el coste financiero del mismo, sino que además hay que sumar el coste operativo del stock: el almacenamiento, la rotura, el reproceso, la pérdida, la obsolescencia, etc. Empresas que lo miden con cierta precisión aseguran que es más alto que el coste financiero. La recuperación de este segundo beneficio será rápida o lenta según la rotación de los productos en dónde se tenga el sobre-stock.

En resumen, la suma de todos los beneficios tangibles anteriores hace que nuestras intervenciones tengan retornos de la inversión muy cortos.

Stock en el almacén de una empresa
Stock en el almacén de una empresa.

¿Cómo se pueden medir las incertidumbres entorno al aprovisionamiento con ‘modelos matemáticos avanzados’?

Las incertidumbres vienen del mercado y del proveedor. Y se miden creando curvas de distribución de probabilidad precisas. La gran mayoría de sistemas que hay implantados usan el modelo de distribución de Gauss para caracterizar la demanda, y eso es una aberración en términos estadísticos. Nuestros modelos usan muchas más variables, entre ellas la frecuencia de la demanda, para caracterizar qué esta pasando en el mercado. Un ejemplo sencillo: ¿se requiere el mismo stock de seguridad para vender 1.000 unidades al mes en dos pedidos que vender las mismas 1000 unidades al mes en cien pedidos? La gran mayoría de los sistemas existentes le dirán que sí, cuando no se necesita ser un experto matemático para entender que eso no puede ser así.

¿Alguna novedad para este año 2009?

En junio de este año está anunciado el lanzamiento de la versión V7.0 de nuestro sistema SO99+ que aporta algunas novedades importantes. Aparte de una puesta al día tecnológica, mejora mucho la interfaz de usuario y crea cuadros de mando para la dirección que permiten seguir con precisión la ‘salud financiera del stock’.

Para acabar, ¿qué consejo daría a las centrales de compras y distribuidoras de ferretería y bricolaje para poder mejorar su stock?

El concentrar demanda para obtener mejoras en precio de los proveedores creo que ya ha dado todo lo que tenía que dar de sí. Además, hay que tener en cuenta que una cosa es la compra especulativa y otra el aprovisionamiento tirado por la demanda. Para aquellos que tengan vocación de hacer negocio con la especulación nosotros no les podemos ayudar. Pero en las circunstancias actuales de mercados a la baja, el uso de métodos científicos avanzados de aprovisionamiento como los nuestros es una tecnología que aporta beneficios tangibles.

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