Para poder homologar a un proveedor antes tendremos que haber diseñado un Sistema de Homologación de Proveedores

Sistemas de homologación y certificación de proveedores

Comité Expertos ICIL31/10/2014
En el sector de ferretería, bricolaje y jardinería, la relación con los proveedores es un punto clave. ¿Cómo crear un sistema de homologación de proveedores? ¿Qué puede aportarle a la empresa? ¿Por qué realizar una homologación y certificación de proveedores?

Primeros pasos ante el proveedor

Aunque la manera de concebir la definición de ‘Homologación de Proveedores’ puede variar dependiendo de la empresa, entenderemos que un proveedor está homologado con respecto a nuestra empresa cuando nuestra empresa ha realizado un examen del proveedor y considera que éste cumple con unos requisitos mínimos establecidos previamente por nuestra empresa.

Normalmente el proceso de homologación —que requiere una inversión en tiempo, energía y dinero por parte de la empresa cliente y por parte del proveedor— se realiza a posteriori de haber trabajado juntas en alguna transacción comercial. Es decir, pueden existir proveedores no homologados pero sí autorizados a trabajar —aunque sea de forma esporádica— con un cliente.

¿Cómo empezamos?

Esta situación se puede dar por:

  • El interés del cliente en conocer un nuevo trabajador, y el hecho de que quiera testar sus productos/servicios antes de emprender una homologación que podría desembocar en dar carácter de proveedor asiduo o preferente para el cliente. Este test previo de los productos pudiera estar establecida como condición ‘sine qua non’.
  • La necesidad de dar un tiempo al proveedor para que cumpla todos los requisitos que el cliente le pide
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Un proveedor está homologado respecto a la empresa cuando ésta considera que el proveedor cumple con unos requisitos mínimos establecidos previamente por dicha empresa. Foto: Gary Mcinnes.

La certificación abre puertas

En cuanto a la certificación de proveedores, dependerá también del sector y del la fase de introducción al mismo que se encuentre el proveedor.

Por ejemplo, un proveedor que lleve varios años trabajando en un sector determinado, ante un cambio del nivel de exigencia del sector, del mercado o de un cliente determinado deberá —después de un plazo— certificarse en ciertos Sistemas de Gestión de la Calidad (o, por ejemplo, referenciales para el sector de la automoción) para seguir optando a pedidos en dicho sector o del cliente en particular. Sin embargo, un proveedor que quiera introducirse en un nuevo mercado, puede encontrarse con la barrera de entrada de tener que certificarse en ciertas certificaciones como condición para poder iniciar una relación comercial.

En resumen, existe bastante variabilidad en los procesos de homologación y certificación, siendo algunos criterios principales:

  • El sector del que estemos hablando y el grado de desarrollo del mismo
  • Las normas existentes
  • El mercado y sus variaciones
  • La situación oferta-demanda
  • Las leyes vigentes
  • Las necesidades de la empresa cliente y su presencia en el mercad (poder de negociación, capacidad para imponer referenciales propios, etc.)
  • La situación del proveedor con respecto al sector, mercado, producto, etc.

Normalmente, el conseguir la homologación de una empresa con respecto a un cliente debería dar mayores garantías a la misma para ser tratado como proveedor preferente, y por lo tanto tener mayor facilidad para poder optar a nuevos contratos de aprovisionamiento de producto/servicio.

Pasos a seguir en la homologación de un proveedor

Para poder homologar a un proveedor es evidente que antes tendremos que haber diseñado un Sistema de Homologación de Proveedores. El diseño final del sistema dependerá del sector en que trabajemos y de la empresa en la que nos encontremos. Sin embargo, la regla general sería la siguiente: “el proveedor deberá cumplir con una serie de requisitos mínimos en ciertos criterios definidos por la compañía”.

Dentro de esta regla general, el trabajo que tendremos será definir cuáles son estos requisitos mínimos a cumplir. Las distintas áreas en las que se ubicarían estos requisitos mínimos podrían ser: área tecnológica, área de calidad, área de aprovisionamiento, área de coste, área de negocio.

  • En el área tecnológica incluiríamos aspectos como la política de inversión tecnológica de la compañía proveedora, su capacidad para seguir desarrollando productos/servicios acordes con nuestras necesidades o la capacitación y disponibilidad de su equipo técnico.
  • En el área de calidad, deberíamos incluir aspectos como el tipo de Sistemas de Gestión de la Calidad del proveedor que le permiten asegurar una dinámica de mejora continua, el prestigio de sus productos/servicios en el mercado o las certificaciones de las que dispone.
  • En el área de aprovisionamiento nos centraríamos en observar cuál es su flexibilidad de aprovisionamiento, cuál es su política de gestión de inventarios o cuál es su capacidad de respuesta en términos de reactividad.
  • En el área de coste nos fijaríamos por ejemplo en su posicionamiento en el mercado, en su planteamiento contractual con respecto a los Costes (agresividad, mejora anual de precios mediante mejora continua, concreción de la oferta, etc.) o en la competitividad de su estructura de costes gracias a un modelo de negocio diferenciado.
  • Finalmente nos fijaríamos en el área de negocio, donde podríamos observar desde que el Plan Estratégico del Proveedor esté en sintonía a con nuestros propio Plan Estratégico, hasta su Política de Responsabilidad Social o Medioambiental, o la Integridad con la que trabaja.

La estructura del sistema debería estar basada en el desarrollo de las anteriores áreas, con criterios y foco específico en cada uno de ellos de una manera acorde a las necesidades particulares de la empresa cliente.

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