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“Aecocdata evita los errores en los procesos, desde el pedido hasta la factura”

Entrevista a Mónica Soler, responsable de Salud de Aecoc

Irene Relda27/02/2013
La asociación empresarial Aecoc cuenta con una herramienta útil para evitar el intercambio de datos erróneos de productos en el sector farmacéutico. Aecocdata es un catálogo “único y centralizado” que permite a los diferentes actores de la cadena de suministros del sector, según explica Mónica Soler, responsable de Salud de Aecoc, intercambiar por medios electrónicos estándares los datos de producto que se utilizan en diferentes procesos. “Aecocdata aporta claros beneficios tanto a laboratorios y proveedores como a mayoristas y distribuidores farmacéuticos”, sostiene.
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Mónica Soler, responsable de Salud de Aecoc.

¿En qué consiste el proyecto Aecocdata para el sector farmacéutico?

El intercambio de datos erróneos sobre productos y la utilización de soluciones particulares de catálogo están introduciendo costes innecesarios en la cadena de suministro y haciéndola menos eficiente. Con objetivo de erradicar esta mala práctica y presentar una alternativa a la reducción del gasto, Aecoc está trabajando en la actualidad en la implantación de Aecocdata, un sistema de sincronización de datos estándar entre los interlocutores de la cadena del sector salud.

Se trata de un catálogo único y centralizado que permite a los diferentes actores de la cadena de suministros del sector intercambiar por medios electrónicos estándares los datos de producto que se utilizan en diferentes procesos.

¿Qué datos y campos puede contener cada registro?

Son los propios proveedores y sus clientes quienes acuerdan la información necesaria a intercambiar. En este modelo concreto de datos, los atributos son de diferente naturaleza: identificación, descripciones, información logística, información técnica, precios e impuestos, etc. En algunas ocasiones es necesaria la colaboración de diferentes áreas de la organización.

¿En qué idiomas está disponible?

Si bien Aecocdata forma parte una red global de catálogos estándar que puede operar en diferentes idiomas, la información definida para el mercado farmacéutico español está íntegramente en castellano. Sin embargo, las empresas que carguen información en Aecocdata podrán elegir hacerlo también en otros idiomas.

¿Aparecerán todas las referencias y fabricantes del mercado?

Idealmente deberán publicarse todas aquellas referencias del catálogo que cada proveedor vende a sus clientes. La participación en este proyecto es voluntaria, si bien, atendiendo a los beneficios que aporta a ambas partes, se espera una buena respuesta de adhesión por parte de los laboratorios farmacéuticos.

¿Qué tipo de búsquedas permite realizar el sistema?

Aecocdata dispone de un motor de búsqueda flexible que permite buscar y filtrar por todos y cada uno de los campos informados. Por ejemplo, se puede buscar por código GTIN (EAN), marca, cadenas de texto, diferentes fechas, etc., pudiendo combinar varios criterios.

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Aecocdata dispone de un motor de búsqueda flexible que permite buscar y filtrar por todos y cada uno de los campos informados.

¿Quién puede tener acceso a los datos registrados en Aecocdata? ¿Quién y cómo se controla su gestión?

Cuando una empresa se registra en Aecocdata puede hacerlo con perfil de proveedor de información o de receptor de información. Son las empresas proveedoras de información las que eligen en todo momento qué receptores de información van a poder acceder a sus datos. Se puede llegar a privatizar tanto una ficha de producto completa (hay proveedores que trabajan artículos exclusivos con algunos de sus clientes) como diferentes campos de una misma ficha de producto.

¿En qué puede beneficiar al sector farmacéutico? ¿Y al usuario final?

De forma directa, el uso de Aecocdata aporta claros beneficios tanto a laboratorios y proveedores como a mayoristas y distribuidores farmacéuticos. Por poner un ejemplo, que un mayorista tenga información correcta y actualizada es básico para evitar errores en pedidos, discrepancias en entregas de mercancía y litigios en facturas, entre otros aspectos.

Además, esa información de calidad también llega a la oficina de farmacia, por lo que el farmacéutico tienes más y mejor información para atender al consumidor final.

El concepto de Aecocdata ya existía para otros sectores. ¿Cuáles?

Aecocdata está preparado para poder dar cobertura a prácticamente cualquier sector. Desde Aecoc comenzamos a trabajar en temas relacionados con la sincronización de datos automática hace más de 10 años y Aecocdata, tal y como existe hoy en día, lleva 6 años funcionando.

En este tiempo el primer sector que empezó a utilizar Aecocdata fue el de Gran Consumo, para el intercambio de datos de artículos de alimentación y bebidas, higiene y cuidado personal y cosmética, mayoritariamente. Posteriormente fue el sector de música y cine el que se sumó a la utilización del catálogo. Este año hemos lo hemos puesto en marcha en el sector farmacéutico.

¿Cuál ha sido la respuesta por parte de los usuarios?

En general la respuesta ha sido positiva. Alcanzar los niveles de calidad que pedimos a las empresas usuarias de Aecocdata fue algo que en un principio pensamos que podía llegar a ser una barrera. Incluso en este apartado, que es el que más esfuerzo requiere a la hora de empezar a trabajar con Aecocdata, la respuesta general ha sido positiva, ya que ha servido a muchas empresas para realizar una tarea pendiente que causaba errores en los procesos que van desde el pedido hasta la factura.

¿Qué incidencia y repercusión ha tenido en el mercado?

Si miramos en el ámbito nacional, Aecocdata está siendo utilizado por más de 400 empresas, que están sincronizando información de más de 90.000 artículos y agrupaciones logísticas. A nivel internacional, Aecocdata permite por defecto el acceso a la red de catálogos GDSN, que a día de hoy utilizan más de 20.000 empresas en todo el mundo y por la que circulan más de 10.000.000 de fichas de producto.

¿Quién puede adquirir o beneficiarse de este catálogo? ¿Tiene algún coste? ¿Cómo se promociona y comercializa?

Los beneficios pueden llegar a buena parte de la cadena de suministro del sector farmacéutico, ya sea de forma directa o indirecta. No obstante los usuarios directos que podrán cargar y recibir información de Aecocdata serán laboratorios, proveedores, distribuidores y mayoristas farmacéuticos.

Por otro lado, Aecocdata tiene un coste que, siguiendo la misma política que en otros servicios de Aecoc se ajusta al tamaño de cada empresa. De esta forma, Aecocdata es un servicio que no está únicamente pensado para grandes corporaciones, sino que puede ser perfectamente utilziado por pymes. De hecho, en otros sectores en los que Aecocdata ya tiene más recorrido hemos visto que más del 50% de los usuarios son pequeñas y medianas empresas.

¿Tienen previsto introducir algún tipo de mejora o nuevas prestaciones en un futuro inmediato?

Siguiendo una política de evolución continua, el siguiente aspecto en el que vamos a introducir mejoras es en el de control de la calidad de la información. Aunque Aecocdata dispone un módulo de control automatizado de calidad de datos, el sector farmacéutico requiere validar cierta información específica que no era necesario validar en otros sectores. Es ahí donde vamos a trabajar a corto plazo.

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