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El operador logístico implanta un nuevo sistema de albaranes digitales

CLH continúa avanzando en su digitalización

Redacción Interempresas20/10/2020

El Grupo CLH ha implantado un nuevo sistema de albaranes digitales que permite a los conductores de los camiones cisterna descargarse la documentación de las operaciones de carga de combustible desde las instalaciones en un dispositivo móvil. Esta innovación tecnológica “refuerza la eficiencia de las operaciones y la calidad del servicio”, destacan desde la compañía. El ‘e-albarán’ ya se ha implantado con éxito en trece instalaciones de la red de terminales de CLH y, además de ir ampliando sus funcionalidades, se desplegará progresivamente en el resto de sus instalaciones de almacenamiento del país.

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La digitalización está llegando a muchos ámbitos de nuestras vidas, ya no solo a nivel particular, también en el empresarial y en el administrativo. El control de todos los procesos (su trazabilidad), el acceso a los datos por parte de las partes involucradas, la inmediatez de las notificaciones, que se comunican en tiempo real, o el menor impacto ambiental son algunas de las ventajas, ya irrenunciables, que ofrece este proceso en el que el sector de la distribución de carburantes, como en tantas otras ocasiones, es punta de lanza.

CLH, el principal operador logístico de productos líquidos de Europa y actor fundamental de la distribución de combustibles derivados del petróleo en España, ha estado trabajando sobre este nuevo sistema durante cinco años, un periodo que da la medida de la complejidad de la tarea y de la necesidad de involucrar a todas las partes implicadas en el sector, desde los transportistas a la administración tributaria.

Este nuevo sistema de albaranes y documentación digital reduce notablemente los tiempos de acceso a la información y la comunicación con terceros, y también aporta mayor seguridad al proceso, además de estar disponible en todo momento. El sistema permite gestionar toda la documentación asociada a las operaciones de carga de los camiones cisterna a través de la aplicación móvil e-CLH, disponible en las plataformas Google Play y Apple Store.

Con este sistema el proceso de distribución de la carga se simplifica, puesto que el conductor de la cisterna dispone de toda la información en su dispositivo móvil, por lo que únicamente tiene que registrar los diferentes pasos, lo que contribuye a evitar errores y a garantizar una mayor fiabilidad de la información, destacan fuentes de CLH. De hecho, los conductores ni siquiera tendrán que bajarse de sus camiones y, una vez que se detengan en la zona de impresión de albaranes, el proceso arranca automáticamente, ganando en tiempo, control y eficiencia.

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La APP permite gestionar las cartas de porte en vacío de viajes anteriores.

Trazabilidad en tiempo real

Todos los detalles de la carga se envían en tiempo real a los sistemas informáticos del operador logístico, permitiendo así que la información esté centralizada, actualizada y resulte accesible. El e-albarán también permite que el destinatario, los transportistas y los operadores petrolíferos reciban automáticamente una copia digital en sus sistemas, lo que evita retrasos o extravíos en el envío de los documentos y facilita el control y tratamiento de esta información.

“Gracias a esta nueva herramienta el conductor puede descargarse los datos fiscales, comerciales y de transporte en su móvil o tableta e ir actualizándolos a medida que realiza la entrega del combustible”, explican desde de la compañía.

Además, esta innovación tecnológica simplifica las tareas diarias, ya que no es necesario escanear copias en papel, ni archivarlas físicamente, ya que el albarán digital tiene plena validez legal ante los organismos públicos. Este sistema supondrá, según fuentes de CLH, el ahorro de más de 40.000 kilos de papel al año y evitará la emisión a la atmósfera de 150 toneladas anuales de CO2.

La primera experiencia piloto puesta en marcha para evaluar el rendimiento de este sistema se llevó a cabo en sus instalaciones de almacenamiento de Villaverde, en el sur de la ciudad de Madrid, ampliándose -por ahora- a otras trece terminales del operador logístico y con el objetivo de que esté disponible en todas las instalaciones del país a finales de este año.

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El ‘e-albarán’ de CLH se ha diseñado pensando en su utilidad, pero también en que los conductores de camión no tengan dificultades a la hora de utilizarlo.

Trazabilidad accesible para todos los participantes

 

La aplicación desarrollada por CLH ofrece distintas funcionalidades. En primer lugar, permite la gestión de los albaranes y de las cartas de porte de la expedición que realiza cada camión cisterna. El sistema porta toda la documentación en formato electrónico y facilita la entrega y firma de cada albarán de manera electrónica.

Asimismo, hace más sencillo y completo el control de la documentación del conductor, puesto que la APP transmite al chófer si alguno de sus documentos ha caducado. También verifica la información del vehículo, ya que la aplicación informática comunica al conductor si algún documento del vehículo ya no está vigente.

Otras utilidades son:

- La APP permite gestionar las cartas de porte en vacío de viajes anteriores.

- El conductor puede consultar la disponibilidad de las órdenes de expediciones antes de acudir a la instalación de CLH.

- Descarga de copia de albaranes firmados en PDF a través de una web, ya que el transportista tiene a su disposición en una web la copia de todos los albaranes generados digitalmente.

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La aplicación desarrollada por CLH permite la gestión de los albaranes y de las cartas de porte de la expedición que realiza cada camión cisterna.

Un trabajo de todo el equipo de CLH

La idea del albarán digital surgió en la compañía hace cinco años. Para convertirla en realidad, CLH creó cinco grupos de trabajo transversales, con profesionales de diferentes áreas, como Compras; Mantenimiento; Comercial; Operaciones; Sistemas de Información; Sistemas de Control y Gestión Tributaria. Para que la aplicación fuera útil y funcional, la empresa presidida por José Luis López Silanes contó con la colaboración de conductores de cisternas, parte destacada de este proyecto que ya es una realidad.

De este modo “además de crear la herramienta móvil, ha sido necesario realizar desarrollos informáticos específicos para los sistemas de gestión y control locales de la planta y para nuestros sistemas de información centrales, con el objetivo de que los equipos dialoguen entre sí y la información fluya” comentan fuentes de la compañía

Esta muestra de trabajo multidisciplinar, materializado en el e-albarán, es otro ejemplo de la capacidad tractora y tecnológica de las grandes empresas en un sector tan concurrido como el de las estaciones de servicio. Compañías como CLH, que mantiene el paso firme en su proceso de internacionalización, lideran cambios tecnológicos, pero también culturales a nivel empresarial, que incrementan la eficiencia, el control y reducen impactos medioambientales.

La compañía también ha realizado un vídeo explicativo sobre el funcionamiento de la app que se puede consultar en su canal de youtube: https://www.youtube.com/watch?v=iVIGicJCkCk

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CLH creó cinco grupos de trabajo internos para dar forma a la aplicación. La aportación de los conductores de cisterna durante esta fase del proyecto fue muy importante.

Un funcionamiento sencillo y un servicio total

 

El ‘e-albarán’ de CLH se ha diseñado pensando en su utilidad, pero también en que los conductores de camión no tengan dificultades a la hora de utilizarlo.

1. El conductor se descarga la aplicación e-CLH en su móvil o tableta y se da de alta en la misma.

2. Tras realizar la carga del combustible, se acerca a la zona de impresión de albaranes e introduce su tarjeta de identificación.

3. A continuación recibe una alerta en su móvil, descarga la documentación y la revisa. Si hay algún error, puede corregirlo en el momento.

4. Una vez aceptados los datos, los sistemas de la planta autorizan la salida del camión cisterna.

5. Durante la entrega, generalmente a una estación de servicio, el destinatario verifica y acepta la descarga en el dispositivo del conductor.

6. Si surge un imprevisto, puede solicitar una devolución o un cambio de destino y recibir la autorización a través de la aplicación.

7. La información se actualiza en tiempo real en los sistemas de CLH.

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La aplicación, entre otras muchas prestaciones, también transmite al chófer si alguno de sus documentos ha caducado.

CLH, el principal operador logístico de productos líquidos de Europa y actor fundamental de la distribución de combustibles derivados del petróleo en España, ha estado trabajando sobre este nuevo sistema durante cinco años
Esta muestra de trabajo multidisciplinar, materializado en el e-albarán, es otro ejemplo de la capacidad tractora y tecnológica de las grandes empresas en un sector tan concurrido como el de las estaciones de servicio

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