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Cabe definir las funciones del encargado de producción y formarlo adecuadamente

El responsable de producción, una figura esencial en el buen funcionamiento de la empresa

Patricia Pérez Sotero - Perso18/11/2016

¿Por qué nos cuesta tanto alcanzar resultados? ¿Hemos definido bien las funciones y responsabilidades y las hemos comunicado de forma eficaz? Con esta entrada, quiero y espero dar continuidad al artículo anterior, "¿Por qué nos cuesta tanto alcanzar resultados? ¿Los métodos son adecuados? ¿Y las personas? ¿Y los hábitos?" y compartir con vosotros, otra de las causas que en muchas ocasiones contribuye a que NO alcancemos los resultados esperados, o a que nos cueste mucho más de lo deseado. Una segunda causa es NO tener definidas o claras las funciones y responsabilidades del responsable de producción, y/o NO haberlas comunicado y/o NO asumirlas por el responsable.

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En una gran mayoría de las ocasiones, lo que nos encontramos es que la percepción de los dueños nada tiene que ver con la realidad. Mientras que la dirección piensa que sus responsables no asumen sus funciones y responsabilidades, así como que les cuestan muchos los cambios, realmente lo que ocurre suele ser que desconocen lo que la empresa espera de ellos, NO sabiendo cómo afrontar los cambios, las mejoras y NO atreviéndose en muchas de las ocasiones a ejecutarlas porque existe:

  • Una carencia de formación y conocimientos en metodologías de productividad, planificación, gestión de personas y calidad. No saben hacer las cosas de otra manera, porque llevan toda la vida haciéndolo igual y no han tenido la oportunidad de ver nuevos sistemas o métodos.
  • Falta de comunicación e información por parte de la dirección del rumbo en el que quieren dirigir y llevar la empresa.
  • Miedos (miedos a equivocarse, miedos a parar la producción, miedos a que no se les reconozca el esfuerzo o trabajo, miedos a…).
  • Falta de liderazgo y de compromiso con los objetivos y resultados de la empresa, trabajando por y para contentar únicamente al dueño y/o al jefe exclusivamente, y por consiguiente no dando la importancia que merecen los clientes, el equipo que dirigen. Esto suele ocurrir mucho en empresas pequeñitas en las cuales los encargados o responsables han nacido, crecido y evolucionado con la empresa sin que esta haya definido y comunicado una clara estrategia.

En otras ocasiones nos encontrarnos con responsables convencidos con que lo de gestionar no va con ellos. ¿Y por qué no va con ellos? Una de las principales causas es porque eso de gestionar personas, que además consideran amigos y compañeros de siempre, ‘como que NO’. NO les gusta, y eso de gestionar documentación y analizar datos, aún menos. Cuando nos encontramos con esto suele ser un caso perdido en un gran porcentaje de ocasiones, porque nos encontramos con algo ya comentado en otras entradas del blog, hemos puesto de encargado para gestionar a un buen oficial de primera, que lo que realmente le gusta y donde disfruta es fabricando, por ser el lugar donde se siente cómodo.

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Por consiguiente, es vital, premisa indispensable, que nuestro responsable de producción sea conocedor de sus funciones y responsabilidades, le gusten, quiera y disfrute con ellas, además de disponer de una gran dosis de humildad, flexibilidad e inquietud por el aprendizaje, por evolucionar y progresar (pero de esto hablaremos en la próxima entrada). De no ser así, nos será muy difícil conseguir resultados, seguir evolucionando y mejorando.

Recordar que no hay peor enemigo que la rutina, ya que NO nos ayuda en nada a abrir nuestras mentes a buscar y entender nuevos conceptos, maneras de gestionar. La contaminación de la rutina diaria hace “que las ineficiencias”, “que es aquello que nos está generando altos costos” porque se está gestionando inadecuadamente, como son las faltas de materiales, planificación inexistente (bajar pedidos al taller no es planificar), retrasos en la producción, falta de orden y limpieza, problemas de calidad… termine siendo la dinámica normal de la empresa y acabemos justificando siempre lo que nos ocurre, bajo el concepto de que nosotros somos diferentes: fabricamos ventanas como el resto de empresas, pero buscamos justificaciones donde no las hay para autoconvencernos de que casi toda nuestra producción es ESPECIAL.

Esta justificación, en general, acaba siempre siendo la misma historia, llevándonos a autoengañarnos, pensando que la competencia es mejor, porque sus productos son más sencillos, de peor calidad y no reconociendo que un gran número de las empresas que son mejores lo son porque han sabido gestionar mejor, ver y aprovechar las oportunidades que nosotros no hemos visto, reducir sus costos en mayor grado, mejorar sus procesos, calidad y, por tanto, como resultado han acabado siendo mucho más eficiente que NOSOTROS.

Para que esto no pase, es muy importante que salgamos de nuestra zona de confort, que aprendamos a escuchar, a buscar y tener la oportunidad de compartir e intercambiar ideas con nuestro equipo, con otros profesionales y/o personal o consultores externos que traen aire fresco, ojos no contaminados de nuestra rutina y gestión diaria, que tengamos la oportunidad de ver otras empresas, ya que todo ello son ocasiones en las que nos damos cuenta de que aún tenemos cosillas por aprender. Piensa que cualquier momento es una gran oportunidad para nutrirnos de puntos de vista y/o gestiones diferentes, en definitiva ideas nuevas.

Por ello, la ayuda de personal externo que llega con gafas que te permiten ver tu día a día RUTINARIO te pueda ayudar a descubrir aquello que tu ya no ves, actuando como los bastones que ayudan y dan el impulso al montañero al caminar.

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Pero ¿Qué debe hacer un encargado en su día a día? ¿Sabe lo que esperamos y queremos de él? ¿Le hemos formado en esas habilidades? ¿Le reciclamos periódicamente para que siga evolucionando profesionalmente?

Espero que las respuestas hayan sido SÍ; si no, a trabajar desde hoy en ponerlas en marcha, ya que es fundamental que sean un sí para conseguir resultados e implantar hábitos de trabajo básicos para la efectividad y eficacia de la empresa.

Antes de ver esas funciones básicas y vitales, voy a compartir con vosotros, una fábula empresarial que habla de lo que nos ocurre muchas, muchísimas veces porque no tenemos del todo claro:

  1. Quién es responsable de qué
  2. Cuáles son las funciones y responsabilidades de cada integrante
  3. Cómo debemos o debe llevarla a cabo.
“Pensamos que preocuparnos por todo es una muestra de responsabilidad, pero sólo es una actitud que nos impide avanzar” Úrsula Oberst.

Tal vez no sea tu caso, pero yo suelo encontrarme que en muchas ocasiones todos, y cuando digo todos es TODOS, hacen de todo y al final, como dice el refrán, unos por otros la casa sin barrer. Vamos con la fábula.

En cierta empresa había 4 personas llamadas: Todo el Mundo, Alguien, Cualquiera y Nadie.

Cuando había un trabajo que hacer, Todo el Mundo sabía que Alguien lo haría. Cualquiera podría hacerlo, pero finalmente Nadie lo hizo.

Cuando Nadie lo hizo, Alguien se puso nervioso, porque Todo el Mundo debía haberlo hecho. Al final Todo el Mundo culpó a Alguien, cuando Nadie hizo lo que Cualquiera podría haber hecho.

Creo que os suena ¿verdad?, seguro que alguna vez esto os ha pasado.

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Patricia Pérez Sotero, de Perso.

Ahora vamos a descubrir cuáles deberían ser las funciones del responsable de producción en su día a día, aunque lógicamente según la estrategia de la empresa, según su tamaño, estas funciones y responsabilidades pueden variar, pero voy a mencionar cuáles deberían ser las básicas en su trabajo del día a día:

  • Garantizar los materiales para la producción, para lo cual debe comprobar que se dispone de todo el material para la producción diaria y/semanal (perfiles, herraje, vidrios…).
  • Definir los recursos productivos mínimos qué va a necesitar (personal, horas de trabajo…) conforme a la planificación o necesidades de producción diarias o semanal.
  • Controlar y supervisar que los planes se cumplan, previendo sus desviaciones antes de que ocurran.
  • Gestionar los recursos y los procesos de producción con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento de la línea de producción buscando la máxima eficiencia al mínimo coste.
  • Supervisar el trabajo del personal y motivar al equipo.
  • Resolver y hacer frente a los problemas diarios, como problemas de calidad, producciones desequilibradas, planificaciones superiores o inferiores a capacidades productivas, averías de la maquinaria.
  • Gestionar la disponibilidad de espacio para almacenar las ventanas terminadas, así como las expediciones.
  • Informar diariamente de la producción (Nº de ventanas fabricadas y ratio de productividad) a la gerencia.
  • Motivar, y generar un buen ambiente de equipo.
  • Perseguir la mejora constante de la eficacia, empleando la evaluación permanente para identificar y corregir los puntos débiles.
  • Aplicar y comprobar los procedimientos de prevención y riesgos laborales.

Por lo tanto, podemos comprobar que una persona que solo sabe de ventanas difícilmente va a ejercer de buen responsable de producción al no ser que se le forme o entrene. ¿Quién dijo que era fácil?, lo mejor de todo esto, es que al final las personas están deseando aprender y progresar.

En la siguiente entrada veremos cuáles deben de ser las actitudes, dotes y habilidades de esta figura de encargado para convertirse en un buen líder y conseguir los resultados, ya que tan solo conocer las funciones y responsabilidades no es suficiente, se necesita ejercer esas funciones y responsabilidades, así como el buen trabajo de todo el equipo. Ahora hay que trabajar, así que te animo a que pienses, ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de tus responsables? ¿Y las de tu encargado?.

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Pérez Sotero, S.L.

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